Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить 6‑НДФЛ в 2022 году и когда сдавать в ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как было сказано выше, теперь в 6-НДФЛ в виде приложения включены данные справки 2-НДФЛ. Порядок заполнения этого приложения по окончании 2021 года практически такой же, как и в прошлом году, хотя есть и небольшие изменения.
Форма расчёта 6-НДФЛ в 2022 году: структура и порядок заполнения
Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- Титульный лист. На нём указывают ИНН и КПП организации, её наименование, номер корректировки, номер налоговой, в которую подаётся отчётность, отчётный период и календарный год.
- Раздел 1. В нём указывают следующие данные: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, а также суммы налога, возвращённые в последние три месяца отчётного периода.
- Раздел 2. В нём отражается обобщённая по всем физлицам информация о доходах, суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.
Если у налогового агента в отчётном периоде были физлица, получившие доход, который облагается налогом по разным ставкам НДФЛ, разделы 1 и 2 заполняют отдельно по каждой ставке.
Раздел 1 содержит следующие данные:
- Код бюджетной классификации.
- Весь удержанный налог за последние три месяца.
- Суммы удержанного налога, разбитые по срокам.
- Возвращённый налог за последние три месяца.
Раздел 2 содержит такие данные, как:
- Ставка налога.
- Код бюджетной классификации.
- Сумма начисленного физлицам дохода.
- Количество физлиц, получивших доходы.
- Сумма вычетов.
- Исчисленная сумма налогов.
- Фиксированный авансовый платёж.
- Удержанная, неудержанная, излишне удержанная, возвращённая налоговым агентом сумма налога.
Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15 октября 2020 года были утверждены новая форма и правила заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов. При ликвидации компании или прекращении деятельности предпринимателя с наёмными сотрудниками на титульном листе в поле «отчётный период» необходимо указать один из кодов:
- 34 — расчёт представляется за год;
- 51 — при ликвидации в первом квартале;
- 52 — при ликвидации во втором квартале;
- 53 — при ликвидации в третьем квартале;
- 90 — при ликвидации в четвёртом квартале.
Раздел 1 заполняют данными за последние три месяца, а раздел 2 — нарастающим итогом.
Разделы 1 и 2 заполняют по каждой налоговой ставке, которая применялась в налоговом периоде.
Появилось поле «Код бюджетной классификации». КБК, соответствующий налоговой ставке, в разделе 1 указывают в поле 010, а в разделе 2 — в поле 105.
В разделе 1 формы 6-НДФЛ указывают:
- В поле 020 — общую сумму НДФЛ, удержанного за всех физлиц за последние три месяца отчётного периода.
- В поле 021 — дату, не позднее которой должен быть перечислен налог.
- В поле 022 — общую сумму налога, которую нужно перечислить в дату, указанную в поле 021.
Количество заполненных строк с полями 021—022 зависит от числа доходов, налоги с которых нужно перечислить в разные сроки, например: зарплата, больничные, дивиденды. Значение в поле 020 должно быть равно сумме значений из полей 022. Появились поля 030 и 032 — для сумм налога, которые налоговый агент вернул налогоплательщикам, и поле 031, в котором надо указать даты, когда они были возвращены.
Количество строк 031 и 032 должно совпадать с количеством дат возврата налога. Показатель в строке 030 должен равняться сумме строк 032.
В разделе 2 вносят обобщённые по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
В прежней форме были поля для итоговых значений по всем ставкам, в новом разделе 2 их убрали. Теперь в поля раздела вносят такие сведения:
- Поле 120 — общее количество физлиц, которым в отчётном периоде начислялся налогооблагаемый доход: если работник в течение одного налогового периода несколько раз был уволен и принят на работу, он учитывается один раз.
- Поле 160 — общая сумма удержанного налога.
- Поле 170 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
- Поле 190 — общая сумма налога, возвращённая налоговым агентом налогоплательщикам.
Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчёта
Новое приложение № 1 к расчёту содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ).
Работодателям не нужно заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Исключение — когда организация ликвидируется или ИП с наёмными работниками прекращает деятельность в течение года. В этом случае в расчёт за конечный отчётный период включают справку.
Первые три раздела справки аналогичны тем, что были в форме 2-НДФЛ, и к ним добавлен четвёртый раздел:
- Раздел 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода».
- Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода».
- Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
- Раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога».
Нужно ли сдавать нулевой отчет
Если нет выплаты сотрудникам ― нет и дохода, подлежащего налогообложению. Сдача 6-НДФЛ в ФНС с нулевыми показателями не обязательна. Но лучше подстраховаться и все-таки заполнить: это позволит избежать ситуации, в которой налоговики решат, что вы не передали сведения вовремя. Вместо отчетности допускается отправка письма с указанием, что в данном периоде вы не выступаете агентом. Тогда ИФНС не будет ожидать отчета, не проведет блокировку счета.
Для справки: В 2021 году блокировать банковские счета ФНС может только при нарушении сроков подачи отчетности от 20 дней.
Если в минувшем периоде настоящего года выплаты физлицам произведены, сохраняется обязанность по сдаче новой 6-НДФЛ. Пример представлен в письме ФНС № БС-4-11/4958@. Причина сохранения обязанности по заполнению отчета ― запись нарастающим итогом.
Заполняем 6-НДФЛ корректировочный
«Уточненка» заполняется если отчет сдан, а бухгалтер обнаружил ошибки или часть сведений не отражена. Корректировочный Расчет также подают при пересчете налога за предшествующий год. Используют формат отчета, актуальный в тот период, который нуждается в корректировке. «Уточненка» на новый 6-НДФЛ заполняется по следующим правилам:
- В поле «Номер корректировки» ставят «1», если исправления вносятся впервые, «2» — при повторной подаче и далее по порядку.
- Там, где были указаны неверные цифры, ставят правильные, остальные указывают прежними.
- Если неточность в КПП либо ОКТМО сдают два расчета: в первом ставится номер «0» с верными цифрами, остальные сроки списываются из первичного документа. Во второй «уточненке» ставят номер «1», прописывая ошибочные реквизиты, в остальных разделах проставляют нули.
Когда сдавать отчетность по НДФЛ?
Работодатели (ИП и организации) сдают отчетность по НДФЛ по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Сроки сдачи отчетности по НДФЛ прописаны в законодательстве. За несвоевременную сдачу справок в контролирующие органы организации или ИП грозит штраф.
6-НДФЛ сдается поквартально в следующем за отчетным периодом месяце. Годовые отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ сдаются до 01.03 года, следующего за отчетным.
График отчетности НДФЛ по наемным работникам:
- до 30.04 – отчет по 6-НДФЛ за 1 квартал;
- до 31.07 – отчет по 6-НДФЛ за 6 месяцев;
- до 31.10 – отчет по 6-НДФЛ за 9 месяцев;
- до 01.03 – отчеты по 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за год.
Напомним вкратце об особенностях данной формы. Рассматриваемый отчет стал применяться с 2016 года. Формат, порядок заполнения и представления документа регламентированы приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. В отчет 6-НДФЛ включается обобщенная информация об оплате труда и иных доходах сотрудников, а также о сумме подоходного налога, которые работодатель как налоговый агент (НА) исчислил и удержал за отчетный период.
6-НДФЛ является ежеквартальным отчетом.
Срок отправки:
- за 1-й квартал, 6 и 9 месяцев — должен приходиться на последний день месяца, следующего за отчетным периодом,
- за год — крайней датой предоставления является 1 апреля года, следующего за отчетным.
О сроках сдачи формуляра в 2021 г, читайте здесь.
Рассмотрим, кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ и есть ли для кого-нибудь исключения в обязанности его предоставления.
Обязан ли работодатель подавать нулевой отчет 6-НДФЛ?
В случае когда данных для представления у НА нет, нужно сообщить об этом по месту учета. В противном случае налоговики могут подумать, что отчет не предоставлен умышленно, и предъявят соответствующие санкции. Ведь согласно п. 2 ст. 230 НК РФ работодатели обязаны подавать такую форму. Если контролирующие органы по каким-либо причинам посчитают, что НА выплачивал доход, но отчет не подал, санкции могут быть применены неблагоприятные, вплоть до блокировки расчетного счета. В связи с этим лучше предупредить налоговиков обо всех фактах, позволяющих получить преимущество в отношении предоставления отчета.
Пример оформления уведомления об отсутствии обязанности сдавать 6-НДФЛ представлен ниже.
6-НДФЛ – декларация о подоходном налоге физических лиц – документ, который должен сдавать каждый работодатель, у которого есть сотрудники. Декларация 6-НДФЛ содержит информацию о доходах персонала и суммах НДФЛ, отправленных в государственный бюджет. Это сводные данные по всей компании, а не по каждому работнику. С помощью такой формы отчета налоговая контролирует, вовремя ли работодатель удержал налог из зарплаты персонала и перевел ли его в казну.
Кто обязан сдавать такую декларацию:
- российские организации;
- индивидуальные предприниматели;
- нотариусы, занимающиеся частной практикой;
- адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты;
- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.
Если за отчетный период сотрудники не получали выплаты, предоставлять данные не требуется.
Отчетность составляется, если физическое лицо:
- является сотрудником компании или ИП и получает вознаграждение по трудовому договору;
- работает по договору подряда или оказания услуг;
- сдает недвижимость или автомобиль в аренду ИП;
- получает материальную помощь.
Как заполнять раздел 1
В разделе 1 декларации 6-НДФЛ отображаются сведения о полученных доходах, налоговых вычетах и начисленный по ним подоходный налог общим итогом за 1 квартал, 6, 9 и 12 месяцев (согласно положениям статьи 230 НК РФ).
Если в отчетном периоде предприниматель перечислял своим работникам выплаты, облагаемые по различным ставкам подоходного налога, то в строках 010-050 должна быть указана информация по каждой из ставок. Блок «Итого по статьям» при этом заполняется лишь 1 раз — на первой странице отчета.
Особенности заполнения:
- В строке 020 должны быть указаны сведения об общей сумме доходов работника за весь отчетный период до вычета налога. Учитываются выплаты по заработной плате, отпускным, больничным и другие, с которых должен быть удержан подоходный налог.
- В строке 030 указывается вся сумма удержанных налогов по итогам строки 020, в том числе имущественных и социальных.
- В строке 040 отражается сумма исчисленного подоходного налога с тех доходов, которые были отражены в статье 020.
- Если имели место выплаты дивидендов, данные о них вносятся в строки 025 и 045.
- Строка 050 заполняется в том случае, если работник — иностранный гражданин с патентом.
- В строку 060 вносятся данные о численности работников, данные о которых отражены в декларации 6-НДФЛ.
- В строке 070 следует указать общую сумму подоходного налога, удержанного с начала года, при этом она может быть не равна той, которая указана в строке 040.
- В строке 080 отражаются данные о НДФЛ, который налоговый агент не сможет удержать до окончания отчетного года.
- Строка 090 заполняется в том случае, если за отчетный период налоговый агент возвращал работникам вычет по налогам.
Формирование сведений во второй части отчета 6 НДФЛ
Порядок заполнения второй части декларации по НДФЛ определяет полную расшифровку сведений о получении прибыли и удержанном налоге отчетного квартала.
- 100 – дата перечисления прибыли, суммарное выражение указывают в графе 130;
- 110 – день удержания НДФЛ и перечисления прибыли из ячейки 130;
- 120 – срок, не позднее которого НДФЛ перечисляется в казну. Для каждого вида прибыли законодательством предусмотрены разные даты перечисления. Для оплаты труда – это следующий день за числом ее выплаты. Для отпускных или больничных листов – последний день месяца их перечисления (НК РФ статья 226 пункт 6,статья 226.1 пункт 9);
- 130 – сумма перечисленной прибыли на дату из поля 100 указывается без удержания НДФЛ;
- 140 – НДФЛ, удержанный налог на дату из графы 110.
Если в отношении прибыли, выплаченной за одну дату, и сроки перечисления НДФЛ разнятся, заполнять блок полей 100-140 нужно по каждому сроку передачи налога в бюджет.
Частые ошибки при формировании 6-НДФЛ
Чаще всего при заполнении формы бухгалтеры допускают следующие ошибки:
- Показатели по расчетам не соответствуют нормам контрольного соотношения.
- Налоговые агенты не всегда принимают во внимание количество штатных единиц и при условии более 25 работающих человек представляют в налоговую отчет на бумаге. Налоговый орган вправе отказать в приеме такого документа.
- Расчет в первом разделе осуществлен не растущим, прогрессирующим итогом, а поквартально.
- В строке 070 отражена сумма исчисленного налога, который будет удержан в месяце следующего квартала.
- В строке 080 отражена разница между начисленной суммой НДФЛ и удержания. Но должна быть указана сумма, которую невозможно удержать, так как оплата была осуществлена не в денежном эквиваленте, а натуральном или в качестве выгоды.
- Некорректно выбран период указания доходов, начисленных по листку нетрудоспособности. Указывать необходимо период, когда они были выплачены, а не начислены.
- Второй раздел заполняется в прогрессивном порядке с начала года вместо указания сумм за текущий отчетный квартал.
- Часто бухгалтерия путает второй раздел с первым и в строках 100, 110 и 120 указываются даты, выходящие за пределы отчетного квартала. Если операция запущена в период отчета, а завершится только в следующем квартале, то она должна быть отражена в форме НДФЛ по завершении.
- Неверно указаны реквизиты титульного листа. Например, КПП и ОКТМО. Такая ошибка может «стоить» компании как переплаты, так и недоимки по налогу на доходы.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Организация не ведет никакой деятельности, зарплата не начисляется и на этом основании не представила расчет 6-НДФЛ. Может ли ФНС наложить штраф и приостановить операции по счетам?
Ответ: ФНС не может привлечь организацию к каким-либо наказаниям. Но у ФНС отсутствует информация об остановке деятельности и не выплате зарплаты, поэтому, чтобы не возникло недоразумений, нужно представить письмо в свободной форме или сдать «нулевой» расчет.
Вопрос №2: Как нужно будет отразить в 6-НДФЛ выплаты по больничному листку, если он сдан в декабре 2023 г., а пособие будет выплачено в январе 2023 г.?
Ответ: Реальной датой выплаты пособия по больничному будет в январе 2023 г., поэтому такая операция будет отражена в 6-НДФЛ за I квартал 2023 г.
Вопрос №3: Организация в IV квартале сменила место нахождения и код ОКТМО. Нужно ли 6-НДФЛ представить в ФНС по каждому ОКТМО отдельно?
Ответ: В этой ситуации организация должна представить 2 расчета: по бывшему и по действующему ОКТМО.
Санкции за непредставление декларации
Если представители малого, крупного и среднего бизнеса проигнорируют требование Федерального Закона № 113 от 02 мая 2015 года и не подадут своевременно в контролирующие органы справку 6-НДФЛ, то к ним будут применены штрафные санкции.
Налоговая Служба спустя 10 рабочих дней после окончания срока подачи отчета заблокирует все расчетные счета таких субъектов и оштрафует нарушителей на 1 000 рублей.
Предприниматели и коммерческие организации должны очень внимательно заполнять декларацию, особенно важно предоставлять контролирующим органам достоверную информацию. Если при составлении этого отчета будут допущены любые ошибки, то работодатель будет оштрафован на 500 рублей за каждую недостоверную форму. Это требование регламентируется статьей 126.1 Налогового кодекса России.
Налоговое бремя для физических лиц можно облегчить. Для этого предусмотрены налоговые вычеты. Сразу отметим, что такие льготы касаются исключительно резидентов, иностранные граждане не вправе рассчитывать на послабление выплат по НДФЛ. Без права на вычет остаются и индивидуальные предприниматели, применяющие специальные режимы уплаты налогов – ИП на упрощенной системе, на патенте, уплачивающие единый сельхозналог либо единый налог на вмененный доход. Кроме того, безработные граждане, не получающие доход, облагаемый НДФЛ, тоже не могут претендовать на вычеты.
Еще один важный момент: гражданин, получивший доход помимо основной деятельности, обязан задекларировать его до 30 апреля следующего года, а для получения вычета и возврата уже уплаченного НДФЛ декларацию можно подавать в течение всего года, следующего за тем, в котором было совершено событие (покупка квартиры, оплата учебы, лечения или другое).
Как заполнить 6-НДФЛ в 2022 году и когда сдавать в ФНС
Порядок заполнения прописан в Приказе ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. Отчет не отменяет привычную всем годовую форму справки 2-НДФЛ. Главное отличие двух форм в порядке отражения данных: справка 2-НДФЛ представляется отдельно на каждое физическое лицо, которому был выплачен доход, а 6-НДФЛ подается в целом по организации.
В квартальной отчетности отражается совокупный доход, выплаченный всем физическим лицам. Данные в форме 6-НДФЛ показываются нарастающим итогом с начала года.
Представлять отчетность нужно по месту регистрации организации или ИП. На каждое обособленное подразделение представляется отдельный расчет 6-НДФЛ по месту его регистрации (письмо Минфина РФ от 19.11.2015 № 03-04-06/66970, письмо ФНС РФ от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@).
Небольшим фирмам с численностью работников до 25 человек разрешается сдавать отчетность 6-НДФЛ на бумажном бланке.
Если численность превышает 25 человек, отчитаться придется в электронной форме. Легко и быстро отправить отчетность по телекоммуникационным каналам связи поможет система Контур.Экстерн.