Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Свидетельствование верности копий документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.
Как заверяются копии в нотариальной конторе?
Когда копия документа попадает на стол нотариуса, она заверяется не сразу. Перед этим нотариусу необходимо выполнить несколько важных действий:
- удостоверить личность заявителя на основании предъявленного паспорта РФ или другого документа, где содержатся сведения о заявителе;
- в том случае, если для заверения предоставляется копия не с оригинала, а с копии документа, нотариусу нужно убедиться, что эта копия была ранее заверена в нотариальной конторе;
- если требуется заверить не целый документ, а отдельную выписку из него, нотариус должен проверить, что в оригинальном документе содержится ряд решений или вопросов, которые не связаны между собой.
- После того, как нотариус завершит проверку копии документа, он официально ее заверят. При заверении копии ставится удостоверительная надпись, также ставится печать нотариуса, дата заверения и личная подпись.
Кто имеет право заверять документы
Данную процедуру может проводить ограниченное количество людей:
- менеджер (или индивидуальный предприниматель);
- главный бухгалтер;
- начальник или специалист по кадрам;
- иные уполномоченные должностные лица в штате организации.
Без дополнительных действий заверить ксерокопии важных документов может только руководитель компании или ИП. Для остальных сотрудников потребуются дополнительные бумаги для наделения их такими полномочиями (расписка в должностной инструкции или доверенность). Руководитель компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит данную процедуру.
Кто может заверить документ?
Оставить отметку о заверении может:
- директор;
- индивидуальный предприниматель;
- главный бухгалтер;
- бухгалтер;
- инспектор отдела кадров;
- иные уполномоченные лица.
Во всех случаях, кроме заверения копии директором или ИП, в организациях издают приказ, в котором указывают конкретное лицо и на основании чего оно имеет право заверять документы.
Также заверителю может быть выдана доверенность. Если это ИП, то она должна быть заверена нотариально. Для юридического лица достаточно внутренней доверенности за подписью и печатью руководителя.
Организация вправе заверять копии лишь тех документов, которые были созданы ею. Подготовка копий, произведенных сторонними организациями, возможна только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций. При этом разрешение от сторонних организаций не требуется:
- в случаях, связанных с приемом граждан на работу;
- при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.
Чем руководствоваться при заверении?
В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии. Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен. Просто не все компании об этом знают. Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением. И зря. Ведь ненадлежащее удостоверение соответствия копии документа его подлиннику может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии. Иными словами, неправильно изготовленная копия в определенных ситуациях (например, при рассмотрении спора в суде, ответе на запрос налогового органа об истребовании документов и др.) не сможет подтвердить тот факт, на который ссылается предоставившая ее организация. Но об этом мы поговорим позже. Для начала выясним, где прописано о том, как должна выглядеть грамотно заверенная копия документа.
Письменные доказательства
Что такое письменные доказательства по гражданскому делу? Какие доказательства можно представить в суд? Как доказательства будут оценены судом?
Самым распространенным видом доказательств являются письменные доказательства (статья 71 ГПК РФ). Это объясняется тем, что все важные обстоятельства в нашей жизни оформляются документально. Письменные доказательства содержат сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения искового заявления в суде.
| Письменные доказательства — это документы, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения дела в суде |
Документы могут быть выполнены в форме цифровой, графической записи, получены в помощью средств связи, например по факсу или электронной почте. К таким доказательствам относятся судебные постановления и Протоколы.
Что такое нотариальное заверение договора
Корректнее процедура называется нотариальным удостоверением договора — это проверка законности сделки нотариусом или лицом, исполняющим его обязанности. Нотариус должен убедиться, что у сторон есть право подписать договор и что этот договор не нарушает их права. Стороны должны четко выразить свою волю в заверяемом документе и подписать его при нотариусе.
В законе есть перечень сделок, для которых нотариальное удостоверение обязательно, — остальные могут быть заверены по желанию сторон.
Если по закону удостоверение договора обязательно, а стороны к нотариусу не пошли, сделка будет считаться ничтожной и не будет нести никаких юридических последствий. То есть ее как будто не было.
Если один участник договора полностью или частично выполнил действия по договору, а второй отказался идти к нотариусу, первый участник может пойти в суд и потребовать признать сделку действительной без удостоверения. При положительном решении суда последующее нотариальное заверение сделки не потребуется.
Участник договора, который необоснованно отказывается идти к нотариусу, должен возместить другому убытки из-за задержки совершения или регистрации сделки.
Преимущества нотариального заверения договора. Если стороны заключают договор, для которого нотариальное удостоверение обязательно, визит к нотариусу — единственный способ заключить такой договор. В остальных случаях участники договора сами решают, заверить договор у нотариуса или ограничиться обычным письменным документом.
Заверенный договор дает участникам больше правовой защиты, потому что нотариус:
Нотариус должен засвидетельствовать, что стороны подписывают договор добровольно и находятся в адекватном психологическом состоянии.
Если кто-то из участников договора потеряет свой экземпляр подписанного документа, он всегда сможет получить у нотариуса дубликат. Он будет иметь такую же юридическую силу, как и подлинник.
Если заверяется договор купли-продажи недвижимости, нотариусы могут предложить удобную и безопасную форму расчета между покупателем и продавцом — через депозит нотариуса. Покупатель внесет деньги на специальный банковский счет — депозит нотариуса, — а нотариус перечислит деньги продавцу, когда будет зарегистрирован переход права.
Дополнительное преимущество нотариального удостоверения сделок с недвижимостью — сокращенные сроки государственной регистрации. Нотариус сам подает документы в Росреестр. Если документы подаются в электронном виде, срок регистрации сокращается до 1 дня, если в бумажном — до 3 дней. Когда участники сделки самостоятельно обращаются за регистрацией в Росреестр или МФЦ, срок регистрации составляет 7—9 дней соответственно.
Еще нотариально удостоверенный договор намного сложнее оспорить в суде, поскольку при сделке присутствовал незаинтересованный свидетель. Нотариус сможет подтвердить, что участники действовали без принуждения, полностью понимали смысл своих действий и их последствий и подписывали договор собственноручно.
Чтобы заверить договор, необходимо обратиться в нотариальную контору. Можно выбрать любого нотариуса — чаще всего участники договора обращаются к тем, что располагаются недалеко от дома или работы, чтобы не тратить время на дорогу.
Если сами готовите проект договора, проследите, чтобы его текст соответствовал нормам действующего законодательства.
Если хотите, чтобы договор составил нотариус, приготовьтесь подождать: сначала надо предоставить документы, затем нотариус составит проект договора, вы с ним ознакомитесь, и только после этого договор можно подписать. Разные нотариусы тратят разное время на подготовку проекта договора: кто-то делает документ в тот же день, другим нужно несколько дней.
Время ожидания также зависит от документов и информации для заключения и заверения договора. Подписать и удостоверить договор вы сможете только после того, как нотариус получит все необходимые сведения.
В процессе удостоверения сделок нотариус последовательно совершает такие действия:
Для установления личности заявители могут предъявить нотариусу один из следующих документов:
В некоторых случаях нотариус передает удостоверенный договор на государственную регистрацию. Например, если нужна регистрация прав на недвижимое имущество. Или если удостоверяется договор об отчуждении доли или части доли в уставном капитале ООО или акцепт безотзывной оферты.
Документы для заверения договора у нотариуса. При удостоверении разных сделок могут потребоваться разные документы, например:
Особенности оформления. При нотариальном удостоверении сделок по отчуждению недвижимости правообладателю не обязательно предоставлять правоустанавливающие документы, если соответствующие сведения внесены в ЕГРН.
Стороны могут попросить нотариуса подать за них все необходимые документы в Росреестр, чтобы зарегистрировать право и переход права в ЕГРН.
Если интересы кого-то из участников договора представляет доверенное лицо, нотариус сам установит, не была ли отозвана доверенность.
Получается, нотариальное заверение упрощает оформление сделки.
Сегодня: мнение Минфина
Режим самоизоляции вернул этот вопрос на повестку дня путем обмена сканированными изображениями, имеющими юридическое значение. Два месяца назад в министерстве финансов спросили, как торговать первичными средствами, если все сидят дома. Чиновники задумались и выпустили письмо Минфина РФ от 22.04.2020 г. 03-01-10 / 32570. Пункт 13 данного письма посвящен использованию сканированных копий.
Если убрать преамбулу и оставить только суть, Минфин сочтет принятие сканированных копий к бухгалтерскому учету не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях. Какие бывают исключительные случаи, в письме не раскрывается. А письма Минфина вымышленные, юридической силы не имеют. Но я думаю, что пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажорными обстоятельствами, — это просто исключительный случай.
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке
Необходимость в копии
Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.
Копия может потребоваться:
- при обращении в кредитную организацию;
- при трудоустройстве на дополнительную работу;
- при оформлении льгот, пособий;
- при получении визы для поездки в другую страну.
Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:
- Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
- Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
- Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
- Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.
Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.
Заверение книжки для банковского учреждения
В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:
- Рекомендуется ставить о, а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
- Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
- Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
- Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
- Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.
У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.
В каких случаях оформляют дубликат трудовой книжки
Проиллюстрируем вышеизложенное примером оформления дубликата трудовой книжки.
Согласно п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 документ, дублирующий трудовую книжку, подтверждает факт трудовой деятельности работника и дает информацию о его трудовом стаже аналогично оригиналу и имеет такую же юридическую силу. В этом заключается главное отличие дублирующего документа от копии. Даже заверенная надлежащим образом копия не может служить подтверждениям трудового стажа, если в наличии не имеется оригинал.
В дублирующий документ включают только те сведения, которые содержались в оригинале. Если какая-либо информация не имеет документального подтверждения, то работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не имеет права ее вносить.
Справка
Как оформляют дубликат
После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки. В заявлении обязательна должна быть указана причина обращения. В том случае, если оригинал испорчен, он должен быть приложен к документу, а в самом тексте об этом должна быть сделана отметка.
Иногда заявление оформляется в двух экземплярах, в таком случае на одном из них нужно поставить отметку о получении. Такая отметка поможет предотвратить споры о сроках выдачи дублирующего экземпляра.
Согласно Правилам дублирующий экземпляр должен быть изготовлен и выдан на руки в двухнедельный срок. Если сотрудник, который обратился с заявлением, является действующим сотрудником, то документ выдается ему на руки в момент увольнения.
Как и в случае других дублирующих документов, на первой странице должен стоять оттиск штампа «Дубликат». На этой же странице приводятся данные о работнике. Ниже представлен образец.
Общие сведения, законодательное регулирование
В крупных компаниях руководители просто физически не могут заверить все копии бумаг, которые производятся в фирме, поэтому эти полномочия передают работникам, деятельность которых связана с данными документами. Это могут быть бухгалтера, руководство отдела кадров, канцелярии др. Данная доверенность может понадобиться при заверении бумаг, которые необходимо отправить в какие-либо государственные органы или выдать сотрудникам компании.
Внимание! Такой способ передачи прав также может использоваться у индивидуальных предпринимателей.
При написании указанной доверенности опираются на общие правила их составления. Они зафиксированы в ст. ст. 185-189 Гражданского кодекса РФ.
Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от юрлица не требуется заверять нотариально, достаточно только подписи главы компании или иного уполномоченного лица. Доверенность от индивидуальных предпринимателей заверяют нотариально, поскольку они являются физическими лицами.
Нужно обязательно указать дату составления документа, в противном случае он будет ничтожным, как указано в ч. 1 ст. 186 ГК РФ. Кроме того, нужно указать срок действия документа. Доверенность без указания срока действия сохраняет свою силу всего 1 год, что указано также в ч. 1 ст. 186 ГК РФ.
Зачем нужна доверенность
Доверенность является документом, посредством которого одно лицо, называемое доверителем, передает другому лицу, называемому доверенным, право представлять какие-либо его интересы перед третьим лицом или лицами. Доверенности могут оформляться в простой письменной форме или нотариально.
В больших организациях генеральный директор, как правило, распределяет часть своих полномочий между другими сотрудниками из числа руководящего состава с целью снижения нагрузки и оптимизации рабочих процессов.
В соответствии со статьей 182 ГК РФ полномочия действовать от имени юридического лица физическое лицо приобретает:
- на основании документа уполномоченного государственного органа;
- на основании законодательства, например, если речь идет о руководителе ООО;
- на основании доверенности.
Поскольку в некоторых случаях генеральный директор физически может не иметь возможность заверять все копии документов, производимые организацией, логичным будет возложить эти полномочия на сотрудников, непосредственно работающих с этими документами.
Как правило, в качестве доверенного лица при оформлении доверенности на право заверения копий документов выступает начальник канцелярии, начальник отдела кадров, бухгалтер и т.п.
Установленный бланк — образец доверенности для заверения документов (у нотариуса в том числе) — отсутствует. Поэтому, оформляя бумагу на право подобных действий, следует придерживаться требований ГК РФ.
В соответствии с п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, юрлицо выдает бумагу за подписью руководителя. Скреплять печатью необязательно, так как с сентября 2013 года она не упомянута в перечне обязательных реквизитов.
Срок выдачи — любой, предел в три года отменен в сентябре 2013. При отсутствии в тексте информации о сроке бумага действует в течение одного года со дня ее подписания (ст. 186 ГК РФ).
Необходимо указать дату, место совершения. Отсутствие даты делает ее ничтожной. Такие реквизиты пишутся полностью прописью без сокращения.
Со стороны учреждения указывается следующая информация:
- полное наименование, в том числе организационно-правовая форма (п. 1, 4 ст. 54 ГК РФ);
- адрес местонахождения (п. 2, 3 ст. 54 ГК РФ);
- ОГРН и(или) ИНН;
- информация о выдающем лице.
Организация вносит информацию о банковских реквизитах и иные сведения по своему усмотрению.
Доверенность допустимо оформить на собственном бланке учреждения (это не обязательно, так как наличие бланка не является обязанностью организации).