Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
-
Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
-
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
-
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Как заполнить счёт-фактуру
Продавец должен выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, услуг, или получения предоплаты. Счёт-фактуру делают в 2 экземплярах, один — для покупателя, другой для продавца.
- заполнение начинается с номера документа и его даты (номер должен быть последовательным, по возрастанию);
- указываются реквизиты продавца (полное наименование, адрес, ИНН и КПП);
- пишутся данные о грузоотправителе и грузополучателе. Нужно заполнять только при продаже товаров. При оказании услуг и выполнении работ ставятся прочерки;
- ставим ссылку на платёжно-расчётный документ (платёжное поручение), его номер и дата;
- заполняем наименование валюты и её код по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль 643);
Переходим к заполнению таблицы:
- столбец 1 — название объекта договора (как прописано в самом договоре);
- столбцы 2 и 2а: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения и её условное обозначение. Например, 796 штука;
- столбец 3 — количество или объём;
- столбец 4 — цена за единицу измерения;
- столбец 5 — стоимость товара (работ, услуг) без налога;
- столбец 6 — в том числе стоимость акциза (если нет, пишем «без акциза»);
- столбец 7 — налоговая ставка НДС (может быть 0%, 10%, 20%);
- столбец 8 — сумма налога (НДС) предъявляемого покупателю;
- столбец 9 — стоимость товара (работ, услуг) с налогом (НДС);
- столбцы 10 и 11 относятся к импортным товарам. 10 — код страны происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира, 10а — её краткое наименование. Например, 156 Китай. 11 столбец — номер таможенной декларации.
Дополнительные реквизиты
Для удобства продавца и покупателя можно добавить в документ следующую информацию:
- Номер и дату составления.
- Предельную дату оплаты.
- Назначение платежа, которое покупатель укажет в платежном поручении. Оно включает общую информацию о товаре или услуге, номер и дату, информацию об НДС, например: “За стройматериалы, по сч. № 3 от 01.01.2018. Без НДС.” Важно правильно отразить наименование, т.к. формулировка “За товар” может привести к возврату платежного поручения.
- Почтовый адрес продавца.
- Телефон продавца.
- Подпись, печать (если есть) и другую информацию.
В каких случаях выставляется счет:
- Между сторонами есть действующий договор, но в нем не оговариваются суммы, даты и объем поставки и т.д., а только общие условия. В процессе взаимодействия покупатель сообщает продавцу необходимое количество товара и срок поставки, а продавец выставляет счет на оплату, с учетом полученной информации.
- Между сторонами пока нет договора, а оказать услугу или поставить товар нужно.
- Заключать договор не имеет смысла, т.к. оказание услуги или поставка товара разовые.
Стороны, исходя из условий сделки и ее характера, не обязательно должны составлять многостраничные договоры со множеством условий, а вполне могут обойтись и кратким текстом с основными условиями.
Более того, можно даже не оформлять единого документа, подписанного всеми сторонами сделки:
- одна сторона может сделать предложение заключить сделку (оферту), например:
- написав сообщение на своем сайте,
- направив электронное сообщение со своего официального почтового ящика;
- прислав бумажное письмо;
- прислав счет или иначе;
- а вторая сторона может согласиться заключить сделку (совершить акцепт), например:
- направив сообщение либо ответное бумажное письмо или
- даже просто начав выполнять условия предложенной сделки (оплатить товар или совершить иные действия).
Одним из современных вариантов, который оптимально сочетает простоту, компактность и надежность, является оформление счета-договора (счет-оферта на практике рассматривается как его разновидность). Сразу оговоримся, что таких поняти56й Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) не содержит, они выработаны практикой и уже получили достаточно широкое применение, благодаря своему удобству.
Счет-договор – это договор в форме единого документа за подписями обеих сторон сделки, содержащего основные минимально необходимые для исполнения сделки условия и необходимые для платежа банковские реквизиты, в связи с чем он не требует выставления счета (см. Пример 1). Он объединяет внешние черты договора и табличной части счета.
Поэтому разница между обычным счетом и счетом-договором чаще всего сводится к тому, что в последнем наряду с «платежной частью» также указывается ряд важных условий сделки, которые сторонам придется соблюдать. Вместе с тем этих условий не настолько много, чтобы из-за них «городить» отдельный документ – договор. Как правило, счет-договор составляет сторона, являющаяся поставщиком (исполнителем).
Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.
Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.
Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.
Обязательные реквизиты документа
Обязательно укажите реквизиты продавца и покупателя.
Сведения о продавце:
- полное наименование компании или Ф. И. О. (для ИП);
- полный адрес;
- ИНН;
- КПП;
- номер расчетного счета;
- номер корреспондентского счета;
- БИК;
- контактные данные — номер телефона, адрес электронной почты.
Сведения о покупателе:
- для организаций — наименование, адрес регистрации, ИНН, КПП, банковские реквизиты;
- для ИП — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации, ИНН, банковские реквизиты;
- для физических лиц — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации.
При составлении документа укажите следующие данные:
- дату его создания, порядковый номер (нумерация ведется с 1 января текущего года);
- срок действия документа;
- полные наименования и адреса получателя и плательщика;
- банковские реквизиты получателя платежа;
- список товаров или услуг;
- итоговую сумму;
- сумму НДС или указание на его отсутствие;
- название должностей лиц, ответственных за операцию (руководитель предприятия, главный бухгалтер), и их подписи с расшифровками.
Ставить печать необязательно. Чтобы заверить бумагу, достаточно подписи.
Обязательная составляющая документа — наименование товара, его количество, стоимость. Эту информацию удобно оформить в виде таблицы со следующими столбцами:
- Номер по порядку.
- Наименование предмета сделки.
- Единица измерения.
- Количество единиц.
- Цена за одну единицу.
- Общая стоимость.
В нижней строчке таблицы укажите окончательную стоимость перечисленных товаров, а под таблицей — прописью итоговую сумму к оплате.
Особое внимание уделите НДС:
- Если продавец — плательщик НДС, укажите в документе сумму налога. Сделать это можно двумя способами:
- включите налог в итоговую стоимость и для наглядности выделите отдельной строкой, указав внизу таблицы «В том числе НДС»;
- покажите стоимость товара/услуги без учета налога, затем вычислите его размер, а итоговую цену сформируйте как сумму этих двух величин.
- Если продавец работает по УСН, ЕНВД, ПСН и не платит НДС, укажите: «Без НДС».
Общие правила составления и заполнения
Строгой формы для счета на оплату нет, но при этом должны соблюдаться определенные правила, которые обычно закрепляются в учетной политике организации. В счете не должно быть ошибок, иначе платеж может просто не дойти до вас и деньги вернуться на счет клиента. Страшного в этом ничего нет, но это займет некоторое время, возможно придется связываться с банком и писать уточнения. Что бы этого не произошло следует правильно указывать следующие данные:
-название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы (например, ООО «Фирма»);
-ФИО индивидуального предпринимателя (например, ИП Иванов Иван Иванович);
-юридический или фактический адрес отправителя счета;
-просто ИНН(для ИП) и ИНН вместе с КПП(для ООО);
-предмет договора (товар, услуги, работы);
-количественное выражение предмета;
-цена за единицу предмета;
-общая сумма сделки;
-валюта сделки (рубли);
-реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
-подписи ответственных лиц.
Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?
Внимательность при заполнении бланка очень важна.
Проведя анализ наиболее часто возникающих проблем при составлении счетов на оплату, мы выделили наиболее значимые.
Ошибки при выставлении счета:
-
Подпись главы или бухгалтера без расшифровки.
При отправке электронного документа ошибка исключается из-за наличия цифровой подписи на бланке.
-
Дата составления не совпадает с датой выставления счета покупателю.
-
Счет к оплате не предоставили вовремя, из-за чего не уложились в налоговый период для НДС.
Ведите регистрацию почтовых вхождений чтобы избежать этой проблемы.
-
Разные даты на счетах к оплате у покупателя и продавца.
Проблема возникает, когда документ уже отправлен покупателю и только после этого делаются поправки.
-
Шапка бланка оформлена неверно.
Внимательно указывайте информацию и контактные данные.
Устранение вышеперечисленных ошибок позволит без загвоздок провести операции по сделке и получить оплату в максимально сжатые сроки.
Если возникают спорные моменты, неточности в счете на оплату могут повлечь за собой финансовые потери для организации.
Как вы поняли, общего шаблона, как такового, нет. Чаще всего его выставляют для предоплаты по контракту.
Образец счета на оплату
Образец счета без НДС для ООО будет немного проще, чем счет с выделенной суммой НДС. Поэтому мы рассмотрим счет с НДС, который приведен в начале нашей статьи.
С точки зрения соблюдения норм документооборота заполнение счета не должно вызывать особых затруднений после ознакомления с нашим образцом.
В первом столбце табличной части счета указывается порядковый номер товара, работы или услуги, во втором — наименование. Лучше приводить наименование без сокращений, в соответствии с товарной накладной или актом выполненных работ. Если оплата идет по договору, то лучше в наименовании указать наименование договора или номер и дату первичного документа, если будет постоплата.
В третьем и четвертом столбцах указываются единицы измерения (штуки, комплекты, погонные метры и т. д.) и количество.
В предпоследнем столбце проставляется цена, а в последнем — общая стоимость.
Если при оформлении счета были допущены ошибки либо цена или количество изменились, то лучше не исправлять их, а выписать счет заново.
С какими ошибками сталкиваются при составлении документа?
Достаточно проанализировать проблемы, с которыми на практике сталкиваются чаще всего:
- Уполномоченные лица не расшифровывают свои подписи. Такая ошибка исключена только для документов в электронной форме. В электронной подписи данные в необходимом объёме присутствуют изначально.
- Нарушается пятидневный срок, за который надо выставить фактуру. Обычно это происходит, когда путают время составления со временем выставления. Это происходит из-за того, что в самом законодательстве отсутствует чёткое определение терминов.
- Неполучение документа в налоговый период, за который к вычету заявлен НДС. Для избавления от этой ошибки необходимо хранить конверты и квитанции. Помогает ведение журнала общей почты.
- Разные даты ставят на экземплярах для продавца и покупателя. Обычно причина кроется в исправлениях. Если счета-фактуры имеют разные данные, они не могут стать доказательством совершения сделки.
- Подписи главного бухгалтера, руководителя. В вычете откажут из-за того, что в этом случае часто используются факсимильные подписи.
- Ошибочно оформленная шапка у счета. Например, допускаются ошибки в реквизитах сторон.
Обязательность применения
Обязательность применения счета на оплату услуг не регламентируется законодательством. Оплата может производиться на основании договоренностей.
Счет не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Однако, есть случаи, когда счет является обязательным сопровождением сделки:
- Если в тексте договора сумма к оплате не была установлена.
- По операциям, предусматривающим уплату НДС.
- Если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС.
- Фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента.
- Если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.
Можно ли формировать счета от физического лица?
ИП приравнивается к юридическому лицу (хотя по сути физ. лицо), но в данном случае формируется процедура регистрации, которая определяет данное лицо, как предпринимателя, что дает ему право использовать вариант предоставления счетов на оплату определенных услуг или же товаров. Соответственно, выставить счет могут только ИП и ООО, обычные физические лица не могут выставлять счета на оплату предоставленных материалов, товаров, предоставленных услуг.
По сути, чтобы получить право составлять определенные договора и предоставлять соответствующие услуги на законных основаниях, нужно пройти процесс государственной регистрации. Если же такой регистрации нет, то физ. лицо, с юридической позиции, не имеет права подавать счет на оплату.
Образец составления счета
У стандартного варианта счета нет унифицированной, строгой формы, именно по этой причине, данный документ может составляться самостоятельно. Но, законом определена необходимость включения в документ данного типа ряд обязательных реквизитов:
- Указывается полное наименование компании, организации, предприятия, ИП. Рекомендуется не использовать непонятных сокращений;
- Также обязательно указываются данные ИНН (для предпринимателя), если речь идет о счете от ООО, то обязательно указывается КПП;
- Нужно указать все банковские реквизиты, на которые будет осуществлена оплата. Сюда нужно включить данные счета расчетного типа, обязательно указывается лицевой счет продавца, корсчет, также нужно указать БИК и наименование банка;
- Составляется своеобразный перечень предоставляемых услуг или же товаров. Причем в данной ситуации формируется четкое указание наименования, стоимости за одну единицу, а также количество единиц, которые были куплены;
- В конце документа формируется окончательный счет, в котором может быть выделены данные по НДС.
Может ли ИП выставить счет с НДС
При формировании документа на перечисление средств предприниматель должен указывать, включается ли НДС в общую сумму. Такая обязанность закреплена в . Для этого в документе должна быть специальная графа, куда вносятся отметки «Включая НДС» или «Без НДС». При этом стоит учитывать, что предприниматели, использующие УСН и ЕНВД, не включают налог в сумму оплаты товаров и услуг. Ведь эти системы налогообложения подразумевают замену всех обязательных платежей единым налогом. Таким образом, включать его должны только ИП, применяющие общую систему налогообложения. Такие бизнесмены могут включать НДС в стоимость товара или услуги или же начислять его сверху. Например, если стоимость покупки составляет 100 рублей и налог уже включен в эту сумму, то в документе может быть применена следующая формулировка:
Если начисляется сверху, нужно указать на это следующим образом:
Заполнение основных полей
В верхней части счета размещают банковские реквизиты получателя платежа: название банка, корреспондентский счет, а также номер расчетного счета поставщика. Тут же указывается его наименование и ИНН, а для организации еще и КПП.
Затем следует название — «Счет на оплату», его номер и дата. Нумеровать счета можно по любой системе, поскольку никаких требований не установлено. Главное условие — чтобы это было понятно самому продавцу и не вызывало путаницы. Нумерация может быть сквозной с начала года или месяца, номер может включать буквенное обозначение, идентифицирующее контрагента, объект оплаты или что-либо еще.
Далее следует блок с информацией о поставщике и покупателе. В отношении каждого указывается наименование, полный адрес и контактный телефон.
Следующий блок обычно формируется в виде таблицы. В ней перечисляются товары и услуги к оплате. В отношении каждой позиции указывается порядковый номер, количество, единица измерения, цена и стоимость.
Под таблицей подводится итог — подсчитывается общая сумма по счету. Тут же нужно указать, входит или нет в нее НДС:
- если поставщик его платит, то чаще всего он включаются в цену. Делается запись «В том числе НДС» и указывается его сумма;
- если поставщик не платит этот налог, он делает запись «Без НДС» и вместо суммы ставит прочерк.
Похожие записи: