Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По старому стандарту делопроизводства, заверение трудовой книжки в 2023 году необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что имеет место быть полное соответствие копии документа оригиналу. Доказать это невозможно без правильно оформленного заверения. Если заверительная надпись введена правильно, копию можно использовать так же, как и исходную форму, для отправки заинтересованным пользователям.
Порядок заверения копии трудовой книжки
Ниже приведен пример постраничного заверения труд книжки работника, который официально работает в конторе в настоящее время.
| 1. Делаем копию листов | Всех заполненных страниц |
| 2. На копии всех листов пишется «Копия верна» | А рядом пишется должность заверителя, подпись с расшифровкой |
| 3. Далее проставляется дата заверения и печать | Печать должна захватывать подпись |
| 4. В некоторых случаях | Прописывается «Работает по настоящее время» |
С момента подачи заявления, уполномоченный специалист обязан выдать копию трудовой книжки, полностью соответствующую требованиям ТК РФ в течении 3 календарных рабочих дней.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю следующий комплект документов:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
- документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
- документы воинского учета (предоставляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу);
- документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (предоставляется при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки).
Иногда могут потребоваться дополнительные документы. Например, если сотрудник принимается на должность, к которой нельзя допускать лиц, имеющих или имевших судимость, либо подвергавшихся уголовному преследованию.
Срок трудового договора
Трудовой договор можно заключить на неопределенный срок или на срок не более пяти лет.
Бессрочный трудовой договор. Бессрочный договор лучше защищает интересы работников, поэтому закон отдает ему предпочтение.
Срочный трудовой договор. Срочный договор можно подписать только в исключительных случаях, например: для выполнения строго определенной работы, сезонных работ, при прохождении альтернативной гражданской службы или для замещения временно отсутствующего сотрудника.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.
Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам
Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.
Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, Юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит Нотариус (за деньги).
Образец заверения трудовой книжки
До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.
Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2021 года:
| КОПИЯ | |||||
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан») | |||||
| 10 | 19 | 02 | 2018 | Принят на должность инженера по безопасности | Приказ №7-К от 19.02.2018 |
| 11 | 07 | 03 | 2018 | Продолжает работать по настоящее время | |
| Верно. Директор ООО «Тюльпан» Цветков А.А. | Цветков
19.02.2018 |
При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:
- Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
- На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
- На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
- При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
- Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
- С 1 июля 2021 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
- Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.
В каких случаях нужна копия трудовой книжки заверенная работодателем
Существует общее правило, что копия трудовой заверяется лично прямым руководителем в тех случаях, когда это требует закон. В основном, это касается государственных учреждений: Пенсионного фонда, органов соцзащиты, судов, когда стаж должен быть подтвержден подписью работодателя. В случаях, не требующих этого, подойдет и подпись рядового инспектора.
При заверении документа кадровому работнику важно не упустить деталей, все реквизиты должны быть отражены в нем:
- сведения о должностном лице;
- подпись;
- дата;
- печать.
Распространенные ошибки при заверении
При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:
- Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
- На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
- На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
- Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
- Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
- Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
- Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.
Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.
Правила заверения трудовой книжки в 2022 году
Как заверять копию трудовой книжки в 2022 году, прописано в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.) Стандарт рекомендованный (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Но безопаснее заверять копии документов с учетом его требований.
Тот факт, что заверять ее надо по ГОСТу, подтверждает и судебная практика (вопрос 2 Обзора судебной практики, утв. Президиумом Верховного суда 20.06.2012). Чтобы исключить споры с сотрудниками и внешними пользователями, используйте новый ГОСТ, когда будете заверять копии трудовых книжек в 2022 году для работников. Иначе есть риск, что их могут не принять, а за неправильно заверенную трудовую книжку в 2022 году еще и оштрафовать. Работодатель обязан выдавать надлежащим образом заверенные документы (ст. 62 ТК, письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1). Схожие требования к оформлению документов сотрудников есть в пункте 1 Указа Президиума Верховного суда СССР от 04.08.1983 № 9779-X.
По рекомендованному ГОСТу есть два варианта отметок на копии документа: для внутренних пользователей – работников или внешних пользователей – других организаций (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке