27 кадровых документов, без которых не обойтись

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «27 кадровых документов, без которых не обойтись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.

Какие предприятия относятся к микробизнесу

Прежде чем выяснить, какие кадровые документы для микропредприятия являются обязательным, разберёмся, какие организация относятся к субъектам микробизнеса.

Для определения микропредприятий установлены следующие критерии:

• размер доходов;
• численность наёмных работников;
• доля участия других юридических лиц в уставном капитале.

К микропредприятиям могут относиться как представители индивидуального предпринимательства, так и юридические лица. При этом статус микропредприятия никак не ограничивает возможность выбора налоговых режимов. Применять можно любой спецрежим.

Согласно ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ, организация считается микропредприятием, если:

1. Среднесписочная численность наёмных сотрудников — не более 15 человек в штате.
2. Размер годового дохода от продажи товаров и предоставления услуг не превышает 120 млн рублей (без учёта НДС).
3. Общая доля общественных и благотворительных организаций в уставном капитале микропредприятия составляет не более 25%, а иностранных компаний (при условии, что они не относятся к микробизнесу) — не более 49%.

Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию

Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.

Кроме того, из-за специфики деятельности организации зачастую возникает необходимость в ведении конкретных документов. Например, при работе с вредными условиями необходимо вести список работающих на производстве с вредными условиями труда.

От количества должностей, а также от их особенностей тоже зависит многое. Если для должностей предусмотрен целый список требований и обязанностей, микропредприятию следует подготовить для каждой из них отдельные должностные инструкции. Связано это с тем, что типовой форме трудового договора должностные обязанности не расписаны подробно.

В перечень обязательных кадровых документов для микропредприятия входят:

• личная карточка работника по форме T-2;
• штатное расписание по форме Т-3;
• графики отпусков по форме Т-7;
• положение о хранении и использовании персональных данных;
• журнал регистрации приказов;
• журнал учёта движения трудовых книжек (кроме случаев, когда у всех сотрудников электронные трудовые книжки).

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Какие электронные подписи подходят для КЭДО

Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП) . Кроме них, для сотрудников доступна еще простая электронная подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию.

Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ. Для подписания некоторых документов действуют особые правила – ​разрешены только определенные типы подписи для работодателя и сотрудников (см. Таблицу).

При подписании иных документов (помимо указанных в Таблице)можно использовать УНЭП работодателя и УНЭП или ПЭП работника. Правда, в последнем случае соглашением сторон должны быть определены правила определения лица, подписывающего электронный документ ПЭП, и требования к соблюдению конфиденциальности.

Какие ещё привилегии есть у ИП-работодателей

В Главе 48 ТК РФ прописаны особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей — физических лиц, к которым относятся и индивидуальные предприниматели. Даже если ИП не отвечает критериям микропредприятия, в условиях трудового договора он может прописать:

• Дополнительные основания для увольнения кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Но они не должны дискриминировать работников по полу, возрасту, национальности, отношению к религии и т. д.
• Меньший срок уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя. Так, ИП может уведомить работников за 14 календарных дней, а не за 2 месяца, как в организациях.
• Меньший срок предупреждения об увольнении при сокращении численности работников или закрытии ИП. В отличие от организаций, предупредить можно меньше, чем за 2 месяца. При этом ИП вправе не выплачивать работникам выходное пособие.

Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?

Где взять работнику ЭП? На этот вопрос законодатели ответили однозначно: «работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование». Итак, наличие ЭП у сотрудника – это зона ответственности работодателя, решившего перейти на кадровый ЭДО.

В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.

5 электронных подписей для КЭДО:

• ПЭП — простая электронная подпись,
• НЭП — усиленная неквалифицированная подпись,
• КЭП — усиленная квалифицированная подпись,
• ПЭП госуслуги,
• НЭП госключ.

У работодателя выбор ЭП небольшой — КЭП в собственной информсистеме и КЭП, НЭП госключ на «Работа в России». Сотрудник может удостоверять электронные документы в информсистеме работодателя при помощи КЭП, НЭП, НЭП госключ, на портале «Работа в России» с помощью КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.

Каждому документу – определенная подпись.

Виды документов	Простая (ПЭП)	Неквалифици­рованная(НЭП)	Квалифици­рованная (КЭП)
Приказы на отпуска, команди­ровки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст.	+	+	+
Должност­ные инструк­ции, журналы инструкта­жей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении).		+	+
Трудовой договор, приказ об увольне­нии, приказ о наказании.			+

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов

• Положение о структурных подразделениях фирмы.
• Положение по премированию сотрудников компании.
• Нормативный акт по персоналу компании.
• Акт по отпускам на предприятии.
• Положение о выдаче материальной помощи.
• Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
• Нормативный документ о работе вахтовым методом.
• Положение по адаптации сотрудников.
• Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
• Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
• Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
• Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
• Положение о социальных гарантиях работникам.
• И другие.

Чтобы учесть специфику деятельности и адаптировать существующие нормы законодательства в отношении компании, ответственные лица на предприятии могут оформлять локальные нормативные акты. Эти документы конкретизирует положения законов и устанавливают правила, которые не были рассмотрены в них, но необходимы для урегулирования трудовых отношений. Существует обязательный локальные нормативные акты организации перечень.

Документы, составление которых является обязательным при определенных условиях

Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется опционально.

К ним могут относиться:

• коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
• положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
• график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
• должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
• положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
• журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).

Способы организации учета

Методов организации кадрового учета несколько. Выбор зависит от особенностей предприятия, желания руководства.
1. Прием на работу

кадрового специалиста или создание отдела кадров Данный способ позволяет организовывать работу сотрудника в соответствии с принципами/требованиями компании. Руководитель сможет самостоятельно отслеживать деятельность отдела или работника, но нужно организовать найм, рабочее место, контроль.

2. Передача ведения кадрового учета секретарю или бухгалтеру

В некоторых компаниях один сотрудник может совмещать обязанности секретаря, бухгалтера, юриста, специалиста кадрового отдела. Главная проблема данного способа – высокая вероятность ошибок, отсутствия узкоспециализированных знаний у работника или необходимых документов.

3. Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании

Аутсорсинговая компания — организация, которая берет на себя ведение кадрового учета на основании договора по оказанию соответствующих услуг. Компания занимается организационной работой, управлением кадрами, полностью или частично снимая все эти задачи с вас.

Как микропредприятию вести трудовую книжку

Поначалу, когда только обсуждалась возможность упрощения кадрового документооборота для микробизнеса, ставился вопрос о том, чтобы разрешить ему не вносить записи в трудовую книжку работника, не оформлять ее впервые трудоустроенным сотрудникам и вносить данные о трудоустройстве непосредственно в трудовой договор. Однако уже по итогам второго чтения законопроекта от идеи изменить требования к оформлению и ведению трудовых книжек решили отказаться.

Таким образом, если у микробизнеса есть оформленные по трудовым договорам сотрудники, то вести их книжки он должен в соответствии с нормами Трудового кодекса и с учетом Инструкции по заполнению (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) и Правил хранения (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Всем учредителям-физическим лицам надо иметь копию и оригинал паспорта, для учредителя—юридического лица нужно наличие ОГРН, ИНН, КПП и выписки из ЕГРЮЛ.

Если вы открываете ООО один, то готовите:

• Решение о создании ООО единственным участником
• Устав
• Заявление Р11001
• Квитанцию об оплате госпошлины

Если вы регистрируете бизнес вместе с другими учредителями, тогда список регистрационных документов будет длиннее:

• Протокол общего собрания участников о создании ООО
• Договор об учреждении
• Устав
• Заявление в ФНС об открытии ООО по форме Р11001
• Квитанция об оплате пошлины

Эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота

5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.

Эксперимент по внедрению обязательного КЭДО представляет интерес для многих работодателей, поскольку в период пандемии им приходится подписывать кадровые документы с работниками дистанционно. Кроме того, это совпало с проводимой государством последовательной цифровизацией многих сфер жизни, в том числе сферы социально-трудовых отношений. Например:

• большинство госуслуг теперь можно получить в режиме онлайн;
• трудовые книжки для впервые устроившихся на работу сотрудников с 1 января 2021 года оформляются только в электронном виде;
• при проведении проверок надзорные органы всё чаще запрашивают электронные документы и т.д.

Похожие записи:

• Как белорусам оформить визу в Индию – как провести незабываемый отпуск на Гоа?
• Какую индексацию пенсий на 2023-2025 годы разработал Минтруд?
• Акции и скидки от «РЖД» на 2023 год: обновленный список