Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О нумерации трудовых договоров и допсоглашений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Самый простой способ — автоматическая нумерация. Такая есть, например, в 1С, с которой работают бухгалтеры. Если у вас небольшая компания и 1C нет, можно использовать программу «Бизнес-пак». Это бесплатная программа, которая автоматически следит за нумерацией, подтягивает ваши реквизиты и реквизиты других компаний и делает еще много чего полезного.
Как нумеровать документы
Если программа вам не нужна, есть старый добрый эксель. Можно завести таблицу и в нее записывать, какой документ, с каким номером, от какой даты и по какому контрагенту. Это поможет упорядочить работу с документами.
А вот если и с экселем возиться не хочется, можно завести ту самую тетрадочку, там помечать, какой последний номер использовали, и брать следующий.
А если совсем всё надоело, можно просто ставить дату вместо номера. Например, счет от 23 января 2020 года. Если таких счетов в день несколько, ставьте еще и время. Вот так: 23.01.2020-17.14. Тогда точно не запутаетесь.
Заполнить лист А, если учредитель — юрлицо
Лист А заполняют, если один из учредителей — юридическое лицо. В пункте 1 указывают ОГРН и ИНН, если компания российская. Если компания иностранная, прописывают название в русской и латинской транскрипциях, код страны, регистрационный номер и код налогоплательщика.
Код страны должен соответствовать Общероссийскому классификатору стран мира.
Если учредители ООО — несколько компаний, то для каждой заполняют лист А отдельно.
В пункте 3 пишут сумму, которую вложил учредитель в уставный капитал, и какой размер доли в процентах ему полагается. Пустую клетку до точки оставлять нельзя. Тут также копейки пишут без нуля на конце, например 6 копеек — 06, 60 копеек — 6, 64 копейки — 64.
Если количество голосов не пропорционально размеру доли учредителя — заполняют данные о корпоративном договоре в пункте 4.
В пункте 5 ставят «1», если нужно ограничить доступ к информации об этом учредителе. На 3 листе формы указывают обстоятельства для ограничения.
Необходимость ведения журналов
С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров.
Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен. Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.
В случае совершении ошибки кадровиков при заполнении журнала, например, вместо порядкового номера выполнена запись с номером непосредственного договора, документ можно отменить распорядительным документом по предприятию и завести новый. Это не будет являться большой ошибкой.
Если Вам необходима квалифицированная консультация применительно к Вашей ситуации — позвоните по телефону, указанному в верху страницы, либо отправьте вопрос через форму справа внизу экрана. Наш профильный юрист оперативно ответит и решит Вашу проблему!
Куда заносятся номера?
Существует ряд документов, в которые требуется заносить присвоенные трудовым договорам порядковые номера:
- журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений;
- приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1;
- трудовая книжка работника, принятого в организацию.
В приказе номер договора о найме должен проставляться в обязательном порядке.
Следовательно, все данные, обозначенные в этом документе, должны быть отображены и в записях трудовой книжки.
Что касается Журнала для регистрации трудовых договоров, то он не является обязательным к ведению, однако представители Службы труда и занятости при проверках интересуются подобными учетными записями. Да и общие правила документооборота на предприятиях предписывают подвергать регистрации все составляемые документы, которые, к тому же, имеют юридическую силу и значимость.
Стоит отметить, что Журнал регистрации трудовых договоров необходимо заверять у нотариуса.
В этом случае он будет иметь юридическую силу, а потому, может использоваться при ведении судебных разбирательств с работниками как подтверждения наличия и юридически правильного оформления договора найма.
При сдаче в архив подобного типа регистрационные журналы обычно опломбируются (срок хранения журналов в соответствии с п. «Д» ст. № 358 Перечня управленческой типовой документации, утвержденного Росархивом, составляет 75 лет).
В регистрационном журнале обычно присутствуют такие графы:
- номер по порядку заполнения;
- дата заключения описываемого договора;
- номер, присвоенный документу;
- ФИО принятого сотрудника;
- занимаемая согласно договору найма должность;
- подразделение, в котором числится работник;
- срок действия заключенного договора между сотрудником и организацией (работодателем);
- указание на совместительство или основное место труда;
- сведения о дополнительно заключенных соглашениях;
- примечания и отметки.
Обратите внимание: если сотрудник принят на должность по совместительству, то подобная информация также должна быть отражена в журнале регистрации.
Подробнее про журнал регистрации трудовых договоров вы можете узнать из нашей статьи.
Каков порядок оформления трудового договора? Читайте тут.
Предлагаемая форма журнала и ее заполнение
Форма журнала, регламентирующая регистрацию трудовых договоров, несложная и как грамотно ее заполнить может разобраться любой, даже не имеющий опыта кадровый работник.
Согласно единых государственных нормативов и требований, изложенных в ГОСТе Р 51141-98, и данный документ состоит из следующих граф:
- первая графа — указание номеров, идущих по порядку;
- вторая графа – дата, которая указывает когда был заключен договор;
- третья графа – номер, который зафиксирован непосредственно на бланке трудового договора;
- четвертая графа – номер, указанный на бланке трудового соглашения;
- пятая и шестая графа указывают на номер и дату к договору (например, даты изменений условий труда или увольнение);
- седьмая графа — ФИО сотрудника (фамилия – прописывается полностью, а инициалы сокращенно);
- восьмая графа – это примечание, в котором отражаются некоторые важные нюансы, связанные с особенностями договора между работодателем и работником, например, деятельность по совместительству, прекращение действия трудового договора и иные важные моменты.
В качестве образца заполнения журнала регистрации трудовых договоров, можно привести следующее:
| № п/п | Дата заключения договора | Трудовой договор | Дополнительное соглашение | К договору | ФИО | Примечание |
| номер | дата | |||||
| 88.(порядковый номер) | 25.05.2015 (дата подписания документа) | 205 (номер, указанный в документе) | Васильева И.М.(фамилия работника) | Запись о трудоустройстве | ||
| 12 (номер, указанный в соглашении) | 225(номер к трудовому договору) | 01.07.2015 (дата к трудовому договору) | Игнатьев А.В. | Записи об условиях труда |
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть прошит синтетической нитью и пронумерована его каждая страница. Для этого используется контрольная пломба, представляющая собой устройство согласно которого не сложно распознать было ли проникновение посторонних лиц к документации.
Нормативное регулирование
На законодательном уровне порядок составления договоров о найме сотрудников на работу никак не регламентируется.
Так, в ст. № 53 ТК РФ, где и установлен список обязательных к указанию пунктов, значатся место работы, функция сотрудника, дата вступления в должность и т.д. Но в этот перечень проставление нумерации не включено.
При этом унификация форм первичных документов учета, которая была утверждена Постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004, нумерация трудовых договоров в организации все же предполагается.
Содержит определенные рекомендации по поводу проставления номеров на документы и Письмо № 3045-6-0, составленное Рострудом 09.08.2007.
Ознакомиться с текстом документов можно здесь:
Обязательна ли нумерация трудовых договоров?
Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.
Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.
О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать здесь.
Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается?
Так как законодательно особых требований по этому вопросу не установлено, каждый работодатель может определять свои правила. Существует возможность начинать нумерацию каждый год новую, а можно и продолжать вести уже установленную. И большинство работодателей все-таки выбирают первый вариант. К этому же склоняются специалисты Федеральной службы труда. Благодаря такому выбору идентификатор конкретного договора будет состоять из порядкового номера и года. Потому наиболее распространенный вид для небольших организаций: 09/2015, 01/2017, 116/2019г.
Это важно знать: Условия оплаты труда в трудовом договоре: образец 2020 года
На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора. Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем. При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров. Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.
Предположим, ЗАО «Альфа» (Альфа) поставляет стройматериалы ООО «Строитель» (Строитель), которое является подрядчиком на нескольких объектах. Строитель заключает с Альфой отдельные договоры на поставку аналогичных стройматериалов для каждого из объектов с различными сроками поставки. При этом несколько договоров заключаются в один и тот же день. Альфа допускает просрочку в поставке по этим договорам, и Строитель по каждому из договоров предъявляет иск о взыскании неустойки. Договоры заключены между одними и теми же сторонами, датированы одним числом и при этом не имеют номеров. При рассмотрении споров возникает вопрос, сколько стройматериалов было отгружено в счет каждого из договоров и какова стоимость недопоставленных материалов для целей исчисления неустойки по каждому из договоров. Очевидно, что каждая из сторон будет настаивать на той версии распределения отгруженных материалов между договорами, которая наиболее выгодна ей. При отсутствии номеров договоров как средства их идентификации объективного способа установить истину в такой ситуации нет. Аналогичная проблема будет иметь место, если Строитель несвоевременно оплачивает материалы, и Альфа предъявляет иски о взыскании пени на просрочку в оплате товара.
Поскольку в договоре есть как минимум две стороны, то возможно как минимум два варианта нумерации договоров. При первом варианте договор имеет один номер, обычно присвоенный стороной, которая его инициировала, или стороной, на которой лежит выполнение основного обязательства по договору (продавцом в договоре купли-продажи, подрядчиком в договоре строительного подряда и т.д.)• При втором варианте договор имеет два номера, обозначенные в соответствии с системой нумерации договоров у каждой из сторон. Это делает нумерацию более громоздкой. Однако если каждая из сторон имеет большой объем договоров и собственную развитую систему их учета, то они могут предпочесть двойную нумерацию. В этом случае во всей документации, связанной с выполнением договора (отгрузочные накладные, акты сдачи-приемки, платежные документы и т.д.), нужно указывать оба номера. Иначе двойная нумерация договора, необходимая для его правильного учета в системе каждой из сторон, утратит смысл.
Сама система нумерации у сторон зависит от объема заключаемых предпринимателем договоров и их видового разнообразия. Никакого единого подхода здесь нет. Номер договора может содержать:
- • просто порядковый номер в постоянно нарастающем порядке (1, 2, 3 и т.д.);
- • порядковый номер в течение данного года и год заключения договора (1-05, 1/05 или 1-2005, 1/2005 и пр.),
- • порядковый номер в течение данного года, месяц и год заключения договора (1-02/05 или 1-02/2005 и т.п.);
- • префикс в виде аббревиатуры или иного сокращения, указывающий на вид договора, плюс один из вариантов номеров, указанных выше (П-1-02/05 для договоров поставки; А-1-02/05 для договоров аренды, Сп-1-02/05 для договоров о выполнении строительных работ и др.).
Вариант выбора префикса также произволен. Например, для купли-продажи можно использовать аббревиатуру «КП», а можно сокращенное «Куп». Для договора на выполнение строительных работ можно использовать аббревиатуры «С» или «Сп» (строительный подряд). Для договоров аренды может использоваться только префикс «А» или сочетание букв, отражающее объект аренды: «Аа» – для договора аренды автомобиля или «Ап» – для договора аренды помещения.
Обязательна ли нумерация трудовых договоров?
Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.
Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.
О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать здесь.
Нумерация трудовых договоров в организации: правила оформления
Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию. Это касается и кадровой работы.
На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.
Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.
В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или дополнительному соглашению свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с документами, а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.
На практике нумерация помогает вести учет трудовых договоров и других соглашений, которые были оформлены в организации и как следствие — упрощенный поиск этих документов в кадровом отделе или архиве фирмы.
Рекомендации чиновников
В Письмах Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 и Минтруда от 21.03.2018 № 14-2/В-191 подчеркивается, что отсутствие номера — не нарушение. И это не может привести к аннулированию контракта или признанию его недействительным, так же как отсутствие журнала регистрации соглашений с работниками. Если же работодатель принял решение вести такую книгу, для удобства можно нумеровать кадровые документы следующим образом: ставить порядковый номер, формируемый исходя из даты заключения контракта. К примеру, трудовой договор с Петровым ООО «Пион» заключило 06.06.2018. Договор может быть 0606/2018. Другой вариант — 06/06, то есть без указания года. Именно так рекомендуют делать в Роструде и Минтруде.
Второй способ подходит, если документы хранятся в папках, которые содержат указание на год. Но не исключено, что в таком случае у некоторых работников может совпасть нумерация контрактов. Например, если и Петров, и Иванов были приняты на работу 6 июня, но в разные годы, номера их документов о приеме на работу будут одинаковыми. Если такое обнаружится, их можно изменить, но при проверках инспекторы ГИТ это нарушением не посчитают.
Может ли одна из сторон после заключения договора требовать от другой стороны, чтобы во всех платежных документах указывались их номера договоров, отвечающие требованию их внутреннему автоматизированной системе бухгалтерского учета?( вплоть до того, чтобы другая сторона выставляла счет и счет-фактуру вручную).
Интересное: Протокола разногласий к договору пример
С одной стороны руководство издало приказ об ответственности работников за нарушение порядка ведения делопроизводства и номенклатуры дел в частности. Причем ответственность — материальная. Вызвано это тем, что под эту нумерацию подстроена программа внутреннего учета.