Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Северный отпуск: правила оплаты проезда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Распоряжения и нормы, используемые при определении размера и порядка оплаты денег на транспортные траты для работающих на предприятиях и организациях Крайнего Севера РФ, должны быть отражены в документах внутреннего распорядка организации и на законодательном уровне.
Налогообложение и страхование льготных выплат
Независимо от принятой на предприятии системы налогообложения компенсация затрат сотрудников на перемещение по территории страны к месту нахождения во время отпуска и обратно не облагается:
- налогом на получаемые доходы граждан (ст. 217 НК РФ);
- удержаниями по обязательному пенсионному или медицинскому страхованию (ст. 9 ФЗ №212, 24.07.2009);
- взносами по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ст. 20 ФЗ №125, 24.07.1998).
Освобождение от обложения налогами и взносами по страхованию определяется внутренними документами организации:
- в размерах, установленных в договорах (трудовых, коллективных), Положении о днях отдыха;
- с периодичностью, оговоренной договорами или нормативными документами предприятия (не реже 1 раза в 2 года);
- при предоставлении перечня подтверждающих документов, установленного коллективным договором или иными документами организации.
При работе по упрощенной системе обложения налогами учитываемая для расчета база предприятия не уменьшается на величину компенсационных расходов по проездам работников на отдых (ст. 346 НК РФ).
При оплате единого налога с разницы между расходами и доходами организация может учесть льготные проездные расходы сотрудников в составе затрат на оплату труда.
Как оформить компенсацию оплаты проезда в отпуск
Для того, чтобы рассчитывать на возмещение денег за оплату проезда в отпуск, уходящему в него работнику северных предприятий следует написать своему руководству заявление. Он все равно будет писать его в обязательном порядке для ухода в отпуск. Нужно только, помимо обычных обязательных моментов, дополнительно включить туда некоторые данные:
- место, куда человек собирается ехать в отпуск;
- вид транспорта, на котором он будет туда следовать;
- стоимость проезда по самой короткой траектории;
- ссылки на законодательные акты, согласно которым ему положена эта выплата.
Нужно обязательно приложить копии билетов или посадочные талоны до места отпуска (на самолет, поезд, водный транспорт), а также чеки на оплату перевозки багажа.
Если человек едет на собственном авто, к заявлению нужно будет приложить:
- справку о том, что он действительно побывал в заявленном месте отдыха;
- копию прав и техпаспорта на автомобиль;
- чеки за бензин, полученные на АЗС в пути.
По получении данного заявления руководитель организации издает специальный приказ, который является основой для отдела кадров и бухгалтерии при начислении и выплате отпускных средств.
Подтверждение расходов нужно подать минимум за три дня до отъезда. После возвращения может быть произведен перерасчет.
Оплата проезда военнослужащим к месту проведения отпуска
За последние несколько лет, нормы льготного обеспечения военнослужащих претерпели ряд изменений. К счастью, данные изменения в большинстве случае направлены на улучшение положения армейских служащих.
Помимо денежного довольствия в виде окладов, а также возмещения командировочных расходов, существует также правило, в соответствии с которым военнослужащие имеют право на компенсацию затрат, понесенных в процессе следования к месту положенного отпуска. Порядок, и размеры этих компенсаций регламентируются федеральным законодательством, а также ведомственными нормативно-правовыми актами по линии Министерства Обороны РФ.
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
«Северный» отпуск после декрета можно заменить компенсацией
Наша компания расположена в местности, приравненной к районам Крайнего Севера. Работница после отпуска по беременности и родам написала заявление с просьбой выплатить ей компенсацию за 44 календарных дня неиспользованного отпуска (28 дней основного отпуска и 16 дней дополнительного отпуска за работу на Севере). Можем ли мы выплатить ей такую компенсацию?
А.В.Резепова, г. Петрозаводск
Основной отпуск нельзя заменять денежной компенсацией, если работник не увольняется. А вот дополнительный, «северный» отпуск запрещено заменять денежной компенсацией только беременным женщинам . Поэтому вы можете выплатить сотруднице компенсацию за 16 дней дополнительного, «северного» отпуска.
Статья 126 ТК РФ.
В расходах можно учесть стоимость перелета на основании справки авиакомпании
Организация, в соответствии с трудовыми договорами, оплачивает работникам проезд в отпуск один раз в 2 года. Работник отдыхал за границей и представил справку авиакомпании о стоимости перелета до крайней точки по России. Можно ли учесть в налоговых расходах стоимость проезда, указанную в справке?
В.И.Карягина, г. Воркута
Коммерческие организации уменьшают «прибыльную» налоговую базу на расходы по оплате работникам проезда к месту использования отпуска и обратно, выплаченные в порядке, предусмотренном работодателем . Поэтому если локальными нормативными актами вашей организации установлено, что вы оплачиваете стоимость проезда на основании справок авиакомпании, то вы можете учесть указанную в справке сумму в расходах. При этом для документального подтверждения расходов, помимо справки, вам еще понадобится посадочный талон.
Пункт 7 ст. 255 НК РФ.
В случае, если их оплата предусмотрена законодательством Российской Федерации
В соответствии со ст. 64 ФЗ-141 сотруднику ФПС предоставляется по его желанию отпуск по личным обстоятельствам продолжительностью тридцать календарных дней.
Этот отпуск предоставляется при стаже службы в ФПС в календарном исчислении двадцать лет и более.
Указанный отпуск предоставляется за весь период службы только один раз:
- в любой год из последних трех лет до достижения сотрудником предельного возраста;
- после достижения сотрудником предельного возраста, при условии, что раньше указанный отпуск им использован не был;
- в год увольнения со службы в связи с состоянием здоровья или в связи с сокращением должности в ФПС.
По семейным обстоятельствам
К таковым относятся отпуска по беременности, родам и уходу за детьми. В большей степени они предназначены для военнослужащих женщин. В соответствии с законодательством РФ им до и после появления малыша предоставляется декрет. Отпуск военнослужащих по контракту при рождении ребенка положен только матерям, отцы получают выходные только в случае разрешения командира.
При желании женщина может взять отпуск по уходу за ребенком на три года. При этом сохраняется ее должность и место службы. В случае усыновления ребенка полагается 70 дополнительных дней к отпуску, а если опекунство оформляется над несколькими детьми – 110 суток.
Отпуск военнослужащих по контракту по семейным обстоятельствам возможен в том случае, если жена защитника Отечества не может заботиться о ребенке (смерть супруги, тяжелая болезнь, лишение родительских прав). Его продолжительность может составлять до трех месяцев.
Нормы законодательства, используемые для расчета и выплаты проездных льгот
Кроме профсоюзных положений, трудовых и коллективных соглашений, основными определяющими нормативными актами служат следующие:
- Постановление Правительства о назначении компенсации за оплату проезда в отпуск (№455 от 12.06.2008).
- Трудовой кодекс РФ:
- о праве на льготные поездки 1 раз в 2 года за счет работодателя (ст. 325);
- о праве льготного проезда для совмещающих работу и учебу или две работы (ст. 287);
- о количестве дополнительных льготных дней для отдыха (ст. 321, ст. 325).
- Налоговый кодекс РФ в положении об учете компенсационных проездных трат при формировании резерва предприятия (ст. 324).
- Федеральный закон:
- №50 (02.04.2014) в части описания процедуры предоставления льготы и порядка оплаты;
- №4520 (19.02.1993) в части описания гарантий и компенсаций для занятых трудовой деятельностью в северных районах РФ.
Компенсировать своим наемным сотрудникам и членам их семей следование к месту отдыха обязаны не только государственные работодатели Крайнего Севера, но и частные предприниматели.
Право на оплату затрат на транспорт работник получает после 1 года работы в организации и в последующие каждый второй год (четвертый, шестой и так далее) без учета времени фактического использования права на отдых.
Работник может получить возмещение за свои транспортные затраты на отдых не сразу в момент приобретения права, а в последующие годы трудовой деятельности. Сумма должна быть выплачена как при использовании отпуска за 1 год или объединенного за 2 года.
Общие правила для всех
Первое, о чем необходимо упомянуть в свете новых правил: теперь все «северяне» могут воспользоваться компенсацией стоимости проезда и провоза багажа один раз в два года. Согласно ч. 1 ст. 325 ТК РФ право на получение компенсации возникает одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы. Ранее указанная норма распространялась лишь на федеральных бюджетников. Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для «северян», работающих в коммерческих организациях, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).
Ответ на вопрос:
Отпуск без сохранения заработной платы, который предоставляют работникам-северянам для проезда в отпуск, независимо от его продолжительности , включается в стаж работы для предоставления ежегодного отпуска.
При предоставлении отпуска без сохранения заработной платы для проезда в отпуск нужно руководствоваться пунктом 38 Приказ Минтруда России от 22.11.1990 № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами» (далее — Приказ).
Пунктом 38 указанного Приказа установлено следующее, цитируем: «Время, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно один раз в два года, не засчитывается работнику в срок отпуска и определяется по тому виду транспорта, которым работник воспользовался. Заработная плата за это время не сохраняется. Указанное время включается в стаж работы, дающий право на отпуск и получение льгот». Таким образом, отпуск на проезд (независимо от его продолжительности) учитывают в стаже работы, дающем право на дополнительные отпуска за «северную» работу.
При этом надо иметь в виду, что данная льгота установлена только со второго года работы (т.е. по истечении 12 месяцев непрерывной работы) (п. 40 Приказа).
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ситуация: как предоставить отпуск без сохранения зарплаты, необходимый для проезда к месту отдыха и обратно, сотруднику, который работает в районе Крайнего Севера
Работодатель один раз в два года (на второй, четвертый, шестой и т. д.) обязан предоставить сотруднику неоплачиваемый отпуск для проезда к месту отдыха и обратно. Продолжительность такого отпуска, его минимальные и максимальные пределы законодательством не установлены. Поэтому в каждом конкретном случае продолжительность отпуска определяют по соглашению между сотрудником и работодателем в разумных пределах с учетом вида транспорта, которым сотрудник решил воспользоваться. Работодатель может потребовать представить вместе с заявлением об отпуске авиа-, железнодорожные, автобусные билеты или иные документы, которые обоснуют продолжительность запрашиваемого работником отпуска. Трудовой кодекс РФ перечень таких подтверждающих документов не устанавливает, поэтому работодатель вправе определить его самостоятельно, в локальном акте, например, Положении об отпусках (ст. 8 ТК РФ).
Вместе с тем необходимо учесть, что общая продолжительность единовременного отпуска сотрудника, работающего в северных районах, ограничена. Совокупная продолжительность времени отдыха не может превышать шести месяцев, включая необходимые для проезда отпуска без сохранения зарплаты. Об этом сказано в статье 322Трудового кодекса РФ.
Для оформления неоплачиваемого отпуска, необходимого для проезда к месту отдыха и обратно, сотрудник подает , а работодатель издает на его основе приказ по унифицированной форме № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1, или .
Отпуск на проезд (независимо от его продолжительности) учитывают в стаже работы, дающем право на за «северную» работу, предусмотренные статьей 321 Трудового кодекса РФ и статьей 14 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 (ст. 128, 322 ТК РФ, п. 38, 40 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда РСФСР от 22 ноября 1990 г. № 2).
В остальное время (т. е. нечетные годы: в первый, третий, пятый и т. д.) работодатель не обязан предоставлять отпуск без сохранения зарплаты, необходимый для проезда к месту отдыха и обратно. Это значит, что сотрудники должны планировать отпуск и проезд до места отдыха так, чтобы укладываться в отведенную продолжительность основного ежегодного отпуска. В то же время при согласии работодателя сотруднику может быть предоставлен отпуск за свой счет, необходимый для проезда, на (ст. 128 ТК РФ).
О порядке компенсации расходов на проезд см. .
Право военнослужащего на ежегодный отпуск
Действие трудового законодательства, частично распространяется на военнослужащих. Это касается права на отпуск по причинам, установленным ТК РФ. Принципиально отличается порядок предоставления и компенсационные выплаты, которые гораздо выше, чем у гражданских лиц и могут распространяться на членов семьи военнослужащего.
Законом предусмотрены следующие виды отпусков для служащих Российской Армии и приравненных к ней военизированных формирований: несколько разновидностей, среди которых следующие:
- основной отпуск;
- каникулярный;
- дополнительный;
- отпуск по беременности и родам (только женщинам-военнослужащим);
- отпуск по уходу за ребенком;
- отпуск по личным обстоятельствам.
Правом на использование основного отпуска имеют военнослужащие, проходящие службу по контракту. Предоставляется он один раз в год, и его длительность напрямую зависит от продолжительности общего срока несения воинской службы (от военного стажа/выслуги). Его длительность может составлять от 30 до 45 суток.
Продолжительность дополнительного отпуска
Согласно ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закона № 4520-1 кроме предусмотренных законодательством дополнительных отпусков, предоставляемых на общих основаниях (например, за ненормированный рабочий день), лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливается в качестве компенсации ежегодный дополнительный отпуск продолжительностью:
- в районах Крайнего Севера – 24 календарных дня;
- в приравненных к ним местностях – 16 календарных дней;
- в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, – 8 календарных дней.
То есть продолжительность дополнительного отпуска «северян» зависит от территории, на которой они трудятся.
Следует отметить, что дополнительный отпуск предоставляется и лицам, выезжающим для выполнения работ вахтовым методом в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других районов (ст. 302 ТК РФ).
Документальное оформление
Не позднее чем за 3 дня до начала отпуска полицейскому необходимо написать заявление (рапорт) на отпуск с оплатой проезда.
К бланку прикладываются сопровождающие документы, руководством и кадровой службой заявление утверждается, бухгалтерией рассчитывается предварительная стоимость проезда.
Возвратившись из отпуска сотрудник подтверждает свои расходы в зависимости от использования транспорта:
- личный автомобиль — копия водительского удостоверения, техпаспорта, чеки за топливо, справка о местонахождении;
- поезд — билеты;
- самолет — посадочный талон, билеты.
Окончательный расчет с бухгалтерией МВД производится после предоставления доказательств затрат на дорогу (доплата недостающей суммы или возврат аванса).
Возникают ситуации, требующие досрочного отзыва сотрудника из отпуска. Подобная процедура разрешена при острой необходимости и соблюдении одного из условий:
- получение персонального согласия полицейского;
- подписание соответствующего приказа руководителем МВД.
Сколько дней дается на дорогу к отпуску сотруднику овд
Продолжительность отпуска, предоставляемого сотруднику органов внутренних дел в год поступления на службу в органы внутренних дел, определяется путем умножения одной двенадцатой части основного и дополнительных отпусков, установленных сотруднику в соответствии с настоящей главой, на число полных месяцев, прошедших от начала службы в органах внутренних дел до окончания текущего календарного года. Отпуск продолжительностью менее 10 календарных дней присоединяется к основному отпуску за следующий календарный год. 4. Основной отпуск за второй и последующие годы службы в органах внутренних дел предоставляется сотруднику органов внутренних дел в любое время в течение года в соответствии с графиком, утверждаемым руководителем федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел или уполномоченным руководителем.
Сколько дней дается на дорогу к отпуску сотруднику овд
Продолжительность отпуска, предоставляемого сотруднику органов внутренних дел в год окончания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, определяется путем умножения одной двенадцатой части основного и дополнительных отпусков, установленных сотруднику в соответствии с настоящей главой, на число полных месяцев, прошедших от окончания отпуска по уходу за ребенком до окончания текущего календарного года. Отпуск продолжительностью менее 10 календарных дней присоединяется к основному отпуску за следующий календарный год. (часть 4.1 введена Федеральным законом от 03.07.2016 N 300-ФЗ) 5.
Когда продолжительность данного периода составляет 10 дней или же более, то допускается увеличение его длительности на время, необходимое на дорогу до места отдыха. При этом стоимость самого проезда также оплачивается. Особенности расчета Имеется множество особенностей, касающихся расчета отпусков для сотрудников МВД.
Все их необходимо учитывать во избежание допущения ошибок. Как начисляется? Годовой отпуск работнику полиции начисляется следующим образом:
- основной – 30 дней;
- за выслугу лет – 15 дней;
- выходные дни – не более 10 дней.
Итого отпуск работника в данном случае может составлять максимум 55 дней в году. Дополнительно в предоставляемый сотруднику МВД отпуск может включаться время, требуемое на проезд до места отдыха.
В какой срок выплачивается? Отпуск сотрудникам МВД должен оплачивать до его начала.