Образец приказа о замещении отсутствующего работника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец приказа о замещении отсутствующего работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В трудовом праве под понятием «дополнительные обязанности» подразумевается выполнение сотрудником за отдельную плату дополнительно возлагаемых на него трудовых функций наравне с его основными обязанностями (установленными в трудовом договоре) в течение рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Как назначить ио: приказ на временное исполнение обязанностей

При этом следует учитывать, справится ли реально человек с повышенной нагрузкой.

• При исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника другим человеком, последний выполняет дополнительные рабочие функции по своей же профессии или по другой. Прежний работник числится в учреждении, но по различным причинам временно не может работать. То есть замещение по вакантной должности невозможно. Например, инженер принимает на себя функции заведующего складом на период его болезни. Если совмещаемая должность – материально ответственная, то на период замещения сотрудник должен подписать договор о материальной ответственности.
• Необходимые документы для оформления временного исполнения обязанностей В случае длительного отсутствия основного работника применяется правило заключения срочного трудового договора, в котором специально оговорено условие работы до выхода основного сотрудника.

В данном случае стороны ни о чем не договариваются. Отмена происходит в одностороннем уведомительном порядке без необходимости получать согласие второй стороны.

Аналогичный подход применяют и в случае увольнения. Соглашение к трудовому договору при увольнении стороны заключают, только если в нем нужно прописать специальные условия расторжения, например особый срок увольнения или выплату дополнительной компенсации.

Если сотрудник уведомляет об увольнении (прекращении работы) в общем порядке за две недели и работодатель не планирует договариваться об особых условиях, то на основе заявления издают организационный приказ на увольнение без оформления каких-либо дополнительных соглашений. Вопрос из практики: нужно ли оформить увольнение или перевод, если требуется отменить сотруднику совмещение Нет, не нужно. В этом случае ни об увольнении, ни о переводе речи не идет.

Что такое дополнительные обязанности?

Ограничений относительно круга лиц, которые могут быть привлечены к выполнению дополнительных поручений, не существует.

Руководитель вправе возложить дополнительные обязанности на любого подчиненного, исходя из его загруженности, опыта, профессиональных качеств. Главное условие – получение письменного согласия со стороны сотрудника.

Продажа обуви — один из интересных вариантов бизнеса. Как открыть магазин обуви с нуля — читайте по ссылке.

К дополнительному труду лицо может быть привлечено в следующих случаях:

• Отсутствие на рабочем месте лица, для которого данные обязанности являются основными. Перечень таких случаев, позволяющих сотруднику отсутствовать на рабочем месте на законных основаниях, установлен трудовым кодексом РФ. Наиболее распространенными из них являются отсутствие по причине болезни, отпуска, прохождения сотрудником медицинского обследования.

Во всех указанных случаях обязанности отсутствующего коллеги могут быть перераспределены между работающими коллегами.

• В случае, когда производственную задачу может выполнить только определённый специалист, но данная специальность в штатном расписании отсутствует. Обязанности отсутствующего специалиста могут быть возложены на специалиста, обладающего необходимыми навыками (совмещение профессий).
• Увеличение объема работ в пределах одной профессий. Работник является квалифицированным специалистом и в течение рабочего дня может выполнять наряду с основными трудовыми обязанностями также и другие, но в пределах своей профессии (например, при сокращении штатной единицы обязанности одного сотрудника могут перейти к другому, более квалифицированному).

Объясняем, как правильно составить приказ

Первым шагом в процедуре составления будет обозначение реквизитов. В верхней части листа бумаги указываем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ООО). Ниже по документу посередине страницы пишем слово «приказ», присваиваем ему уникальный номер для документооборота внутри компании. Затем оставляем дату составления распоряжения и населённый пункт, в котором фактически располагается офис фирмы.

Второй шаг – это основная часть. Начать её следует с обоснования издания приказа. Ёмко описываем причину (например, работник ушёл в отпуск). Далее необходимо сослаться на норму законодательства. В нашем случае это будет статья 72.2 ТК РФ. С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:

• объявляем о переводе работника на другую должность вплоть до возвращения основного сотрудника (обозначаем ФИО подчинённого и занимаемую им должность согласно штатному расписанию);
• отдаём распоряжение кадровику составить и подписать с заместителем дополнительное соглашение к трудовому договору;
• возлагаем контроль за исполнением распоряжение. Обычно эта обязанность ложится на кого-то из руководящего состава или на директора лично.

Обуславливать подробности условий труда по новой должности в приказе не следует. Размер оплаты труда, график и прочие моменты найдут своё отражение в доп. соглашении.

Ситуации, когда возложить обязанности необходимо

В силу разных причин работники могут отсутствовать на месте, и руководитель должен найти им замену. Решением подобного вопроса становится возложение обязанностей отсутствующего на другого специалиста. В связи с этим у руководства компании существует несколько методов:

• перевод какого-либо сотрудника на рабочее место отсутствующего с постановкой пустующей должности в приоритет, то есть заместитель временно прекращает профессиональную деятельность в рамках своей должности;
• возложение обязанностей дополнительно, то есть заменяющий сотрудник наряду с основными функциями будет выполнять работу отсутствующего коллеги;
• прием на работу другого сотрудника.

Выбранный вариант замены с описанием деталей должен быть зафиксирован в приказе об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

В трудовом законодательстве приведены два способа, согласно которым работнику могут быть вменены новые трудовые функции – это совмещение и внутреннее совместительство. Руководитель, выбирая тот или иной вариант, обычно ориентируется на возможность выделения рабочих часов для выполнения дополнительной работы.

Характерные особенности и отличия этих двух способов изложены в таблице ниже:

Совмещение	Внутреннее совместительство
Выполнение дополнительных трудовых функций осуществляется параллельно с основной деятельностью	Дополнительные трудовые функции производятся после непосредственного выполнения основной работы
Увеличение рабочего времени не происходит	Увеличение рабочего времени максимум до половины длительности рабочего дня, но не больше 4 часов ежедневно
Оплата труда производится по согласованию с нанимателем	Оплата труда производится пропорционально отработанным часам
Необходимо внесение изменений в действующую должностную инструкцию, а также оформление дополнительного соглашения к трудовому договору сотрудника	Производится оформление еще одного трудового договора с данным работником – на еще одну должность и на определенную часть ставки
Соответствующим приказом руководителя возможно произвести снятие дополнительных обязанностей в любой момент времени и по желанию сотрудника	Снятие дополнительных обязанностей возможно исключительно путем расторжения соответствующего трудового контракта с работником

Руководитель организации имеет право принятия самостоятельного решения о выборе определенного варианта из вышеперечисленных, согласно сложившейся ситуации.

Когда объем переданных профессиональных функций сравнительно велик, и это вызывает трудности в процессе замещения сотрудника, а также в случаях, если происходит задержка отсутствия работника, то в подобных ситуациях руководство компании должно произвести оформление внутреннего совместительства или временного перевода. Такая практика обычно применяется в случаях ухода сотрудниц в декретный отпуск или отправки работников в длительную командировку.

Важно понимать, что должностные обязанности каждого сотрудника в отдельности зафиксированы в должностной инструкции, поэтому наниматель не вправе требовать выполнения дополнительной работы, которая не предусмотрена нормативными документами. Следовательно, возложение дополнительных трудовых обязанностей, которые выходят за рамки существующей должностной инструкции, должно обязательно сопровождаться формированием дополнительного распоряжения. Однако, данный нормативный акт создается исключительно после согласования с сотрудником, замещающим отсутствующего, всех необходимых деталей: сроки выполнения трудовой деятельности, объем работы и оплата этого труда.

Способы замены временно отсутствующего сотрудника

ТК предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения работника к временному исполнению дополнительных обязанностей. Действующий персонал дополнительную работу может выполнять:

1. посредством совмещения профессий (должностей), когда профессия (должность) замещающего лица отличается от профессии (должности) отсутствующего сотрудника;
2. путем расширения зон обслуживания (возрастания объема работ). Подходит, когда замещающий работник будет работать по тождественной должности с отсутствующим.

Кроме того, допускается внешнее замещение:

• прием по срочному трудовому соглашению,
• аутсорсинг.

Способы оформления обязанностей

Процедура оформления дополнительных рабочих функций может осуществляться несколькими путями:

Способ оформления	Описание
Определением дополнительно нагрузки в должностной инструкции	Весьма часто в инструкции в разделе «взаимоотношения по должности», можно встретить фразу, что в период отсутствия какого-то работника наш специалист обязывается временно исполнять его обязанности. С виду безобидный пункт на практике оборачивается необходимостью некоторое время (например, из-за болезни или на период отпуска) бесплатно выполнять обязанности коллеги и нести за это ответственность.
Путем изменения должностной инструкции	Работодатели нередко прибегают к варианту пересмотра инструкции. Либо внесением в нее изменений (дополнений), после которых обязанности сотрудника существенно возрастают. Делается это приказом по предприятию. Работник должен быть об этом уведомлен заблаговременно (не менее чем за 2 месяца). Если он с этим не согласится, то его могут уволить по инициативе администрации по причине отказа работать в новых условиях.
Временным возложение дополнительных обязанностей по освободившейся должности приказом по предприятию	Тут потребуется письменное согласие работника выполнять такие функции одновременно со своей основной работой. В отличие от первого пункта за это полагается дополнительное вознаграждение, размер которого устанавливается коллективным договором компании, либо по согласованию с работодателем. Может прекращаться досрочно по инициативе одной из сторон, либо обоюдным согласием.
Через трудоустройство в качестве совместителя	В этом случае работник трудоустраивается на освободившуюся должность «на полставки». Оформляется отдельным приказом по кадрам. Ведется отдельный учет времени работы, начисление заработной платы, имеются разные записи в трудовой книжке. Чтобы прекратить такие отношение, потребуется официально уволиться с должности совместителя, придерживаясь процедуры, предусмотренной законодательством.

Приказ должен иметь название должности, по которой выполняется совмещение (замещение), период такой работы, размер вознаграждения, подписываться руководителем. Если указать период нет возможности (должность вакантная, либо сотрудник длительно болеет), можно обозначить событие. Им будет момент приема нового труженика, либо выздоровления имеющегося.

Помните, самый простой способ нагрузить работника дополнительной работой – прописать это в должностной инструкции. Но такие поручения должны четко соответствовать профилю его должности. Иначе работодателя может ожидать юридическая ответственность.

Замещение руководителей

На практике замещать нужно не только рядовых специалистов, но и руководителей. В этом случае действуют немного другие правила.

Обычно не допускается одновременное выполнение руководителем своих и чужих обязанностей (например, начальник планового отдела за начальника соседнего финансового отдела). Здесь администрация должна предусмотреть замену времена отсутствующему руководителя с числа наиболее подготовленных его подчиненных, либо эти обязанности возлагаются на штатного заместителя.

Если такой функционал прописан в должностной инструкции конкретного сотрудника (выполнение начальствующих обязанностей), оплата за такие действия не полагается. В других случаях может выполняться доплата разницы в должностных окладах, либо же проводиться по ставке замещаемого руководителя.

Из нюансов:

• если норма присутствуют в инструкции замещающего, его согласие не требуется;
• возложение обязанностей оформляется одним приказом, на основании которого устанавливается право руководителя отсутствовать на рабочем месте (приказ на командировку, отпуск);
• если должность вакантная, либо сотрудник резко заболел, то делается отдельный приказ;
• замещающему работнику приказ доводится под роспись. Отказ его выполнять может расцениваться как нарушение должностной инструкции и иметь следствием наложение дисциплинарного взыскания;
• когда штатный заместитель выполняет обязанности своего шефа без издания отдельного приказа, он не имеет права подписывать документы с приставкой «и.о. руководителя». Он должен указывать свою должность.

Помните, замещать руководителей могут либо их штатные заместители, или же наиболее подготовленные подчиненные.

Для чего вменять обязанности сотруднику?

Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.

Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:

• государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
• в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
• меняется организация труда;
• необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

1. Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.

   К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

2. Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.

   ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

• как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
• как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ

Руководство фирмы использует на выбор один из наиболее удобных методов замены сотрудников, ушедших в отпуск.

Вот список возможных методов замещения работников на период их пребывания в ежегодно предоставляемом отпуске:

• совмещаются две должности. Замещающий сотрудник приобретает дополнительную нагрузку – помимо обязанностей, предусмотренных его должностью, он выполняет и работу своего коллеги, находящегося в отпуске;
• использование совместительства. Человек обязан уделять дополнительное, не из основного графика, свободное время для выполнения задач отпускника. Обычно работник делает это после завершения своего трудового дня или на выходных. За подобную работу предусмотрена доплата;
• перевод на время. Работника временно переводят на должность ушедшего в отпуск человека, выполнение трудовых задач которого имеет преимущественное значение. От обязанностей на своей основной должности сотрудника временно освобождают;
• временное привлечение постороннего специалиста. На период, который работник находится в отпуске, работодатель привлекает для выполнения его обязанностей другого специалиста (внештатного), с которым подписывает срочный договор.

Запомните! Какой бы метод выхода из положения ни был выбран в организации, факт замещения официально оформляется по всем предусмотренным законом правилам.

С этой целью требуется составление спец. документов, о них будет рассказано дальше.

Порядок замещения отсутствующего работника

Порядок замещения включает этапы:

1. Выбор кандидатуры на должность отсутствующего делает кадровая служба, иногда по рекомендации начальника структурного подразделения или иного специалиста.
2. Если это новый работник, потребуется составление трудового договора. Документ в обязательном порядке содержит сведения о временном характере работы, оговаривается срок, условия труда и размер заработной платы.
3. С согласия работника готовится проект распоряжения, визируется директором компании.
4. Если основной сотрудник материально ответственное лицо, то с замещающим нужно составить письменное соглашение об установлении материальной ответственности на время замещения.

Если обязанности основного специалиста возлагаются на коллегу на длительный промежуток времени, оформляется письменное изменение к трудовому договору последнего, заверенное подписями сторон.

Основные ошибки при оформлении замещения

Недочеты при оформлении сотрудника на замещение (возложения на него новых функций) в большинстве случаев проявляются в несогласованности действий по переводу. Например, генеральным директором был утвержден работник, который не устраивает заведующего отделом (речь идет не о личной неприязни, а о профессиональных навыках). В данном случае может возникнуть накладка в исполнении обязанностей на период поиска другого замещающего специалиста.

Другой вариант – устная договоренность. Отсутствие подтверждающих документов влечет некоторые сложности. Например, произвести начисления к заработной плате нельзя без официального приказа. Если между работником и предприятием возник конфликт и грозит увольнение, доказать исполнение дополнительных функций можно только в суде.

Важно знать! Недочеты в оформлении приказа или трудовом соглашении влекут привлечение должностного лица и организации к административной ответственности. На практике, предприятия проверяют редко, поэтому обнаружить недостатки удается не всегда.

Когда сотрудник уходит в отпуск, его обязанности можно передать другому работнику. Важные моменты – получение письменного согласия и оформление, в соответствии с положениями законодательства. Приказ – это внутренний документ, на основании которого начисляется доплата, стаж, делается отметка в трудовой книжке. С распоряжением необходимо ознакомить в течение трех дней.

Новые обязанности без доплаты: возможно ли?

Указание соответствующей информации в трудовом договоре. Надо написать, что на время отсутствия сотрудника со схожими функциями возможно выполнение его работы другими членами коллектива. Отдельно сообщается о том, что дополнительной платы для таких ситуаций не предусмотрено.И здесь можно найти решение, но допустимо применить только два способа.

Но такой способ актуален только при временном отсутствии сотрудника. И в том случае, когда функции действительно схожи. Этот вариант нельзя использовать, если первоначально соответствующая информация в Трудовом Договоре отсутствует.

Внесение изменений в должностные инструкции. В данном случае предполагается изменение трудовой функции у гражданина. Значит, меняется и сам трудовой договор, для чего оформляют дополнительное соглашение.

Главное – точно указать, какой документ и в какой редакции теперь становится основным. Без согласия трудящегося и такое решение использовать невозможно.

Руководство компании само должно решить, какой из вариантов будет целесообразнее.

Когда оформлять приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника

Даже кратковременное отсутствие сотрудника, занимающего ключевую должность, может стать серьезным испытанием для компании. К счастью, существуют вполне законные способы решения этой проблемы, предусмотренные статьей 60.2 ТК РФ: совмещение профессий или должностей, расширение зон обслуживания или исполнение должностных обязанностей временно отсутствующего коллеги без освобождения от предусмотренной трудовым договором работы.

Если работнику поручают работу по другой профессии или должности, оформляют приказ на совмещение должностей (образец), если по аналогичной — расширяют зоны обслуживания, или увеличивают объем работ. Исполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги можно поручать как по такой же должности, которую занимает работник, так и по любой другой. При этом от своей основной трудовой функции его не освобождают.

Например, на специалиста кадровой службы можно приказом временно возложить обязанности как ушедшего в отпуск кадровика, занимающего аналогичную должность в том же отделе, так и делопроизводителя или секретаря. Но здесь принципиально важно получить согласие самого сотрудника на дополнительную работу. Расширить круг обязанностей в одностороннем порядке работодатель не вправе. По сути, работник выполняет чужую работу наряду со своей, по-другому расставляя приоритеты и немного уплотняя график.

Выполнение обязанностей в порядке временного замещения:

• требует дополнительной оплаты;
• не отражается в трудовой книжке;
• не выходит за рамки ранее установленной нормы рабочего времени;
• всегда оформляется документами (письменным уведомлением или заявлением, приказом, дополнительным соглашением к трудовому договору и т.д.).

Варианты замещения сотрудника на время больничного

Основные моменты, которые касаются процедуры замещения работников на время их отсутствия, регламентируются статьей 72 ТК РФ. В частности, данной статьей устанавливается, что в зависимости от ситуации замена работника может осуществляться как добровольно, так и вменяться в обязанность.

К примеру, если необходимость замещения вызвана какими-либо происшествиями, авариями, прочими ситуациями, связанными с масштабными последствиями или нанесением ущерба, то такое действие может осуществляться в добровольном порядке, а если обычной ситуацией, то предварительно необходимо получить согласие лица, которое будет выполнять действия дополнительного характера.

Необходимость замены может быть вызвана такими факторами:

• при болезни работника, не зависимо от того, сколько она длится;
• при временной нетрудоспособности, которая может быть связана с беременностью и родами;
• при наличии потребности осуществления ухода за болеющим членом семьи.

Среди возможных вариантов замены отсутствующего члена трудового коллектива могут быть следующие:

• замещение (полное выполнение всех имеющихся должностных обязанностей того, кто временно отсутствует);
• совмещение (частичное выполнение функций, которые отдельно оговариваются или прописываются).

Порядок замещения отсутствующего работника

Порядок замещения включает этапы:

1. Выбор кандидатуры на должность отсутствующего делает кадровая служба, иногда по рекомендации начальника структурного подразделения или иного специалиста.
2. Если это новый работник, потребуется составление трудового договора. Документ в обязательном порядке содержит сведения о временном характере работы, оговаривается срок, условия труда и размер заработной платы.
3. С согласия работника готовится проект распоряжения, визируется директором компании.
4. Если основной сотрудник материально ответственное лицо, то с замещающим нужно составить письменное соглашение об установлении материальной ответственности на время замещения.

Если обязанности основного специалиста возлагаются на коллегу на длительный промежуток времени, оформляется письменное изменение к трудовому договору последнего, заверенное подписями сторон.

Похожие записи:

• Новые сроки для отчетности по ЕСХН и уплаты налогов в 2023 году
• Повышение пенсии с 1 февраля 2023 года: кому и на сколько проиндексируют выплаты
• Конституционный суд напомнил, что свалки в лесах должны убирать федералы