Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности использования служебного имущества в личных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.
Использование служебного автомобиля в личных целях
Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:
- Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
- Договор аренды (субаренды);
- Акт приема-передачи.
А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы.
Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.
Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:
- Либо вы ставите табу на личное использование;
- Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
- Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.
Что делать работодателю, если служебное имущество используется в личных целях
Нужно понимать, что эксплуатацию служебного имущества в личных целях не всегда возможно выявить. Наиболее умные сотрудники пытаются представлять, к примеру, личные поездки как служебные. То есть в документах значится служебная поездка, однако по факту это личные поездки. Этот небольшой обман упростился с отменой путевых листов для легковых авто. В этом случае возникающие расходы списываются в траты, сопутствующие хозяйственной деятельности. Разумеется, это не самый выгодный вариант для компании. Работодателю для обнаружения лукавства придется контролировать сотрудников, устанавливать разумность трат.
Учитываются ли в целях налогообложения расходы, связанные с использованием служебного автомобиля в личных целях?
Если никакие выговоры не помогают предупредить использование служебного имущества в личных целях, имеет смысл узаконить это. Целью узаконивания является контроль над возрастанием лишних трат, уменьшение расходов компании. Легализовать эксплуатацию служебного имущества можно в контексте трудовых взаимоотношений. Возможность использования служебного имущества в личных целях фиксируется в трудовом, а также коллективном соглашении. Там же можно оговорить, что все сопутствующие затраты должны быть оплачены сотрудником.
Рассмотрим на примере с той же машиной. Работнику разрешается использовать авто для своих потребностей. Однако его обязывают возмещать траты за заправку, техобслуживание. Объем бензина на начало рабочего дня должен быть таким же, как и при завершении прошлого дня. Авто на начало смены должно быть полностью исправно.
Этот вариант довольно выгоден для компании. Требование о возмещении трат оговорено трудовым договором, а потому в случае необходимости можно взыскать средства с сотрудника и применить к нему дисциплинарные меры, если он нарушает пункты соглашения.
К СВЕДЕНИЮ! Отсутствие легализации вряд ли поможет решить проблему. Служебное имущество все равно будет использоваться в личных целях, однако получить компенсацию за это не получится. В законах нет жесткой нормы, ограничивающей эксплуатацию служебного оборудования.
Эксплуатация работником служебного имущества может считаться случаем безвозмездного использования. Поэтому работодателю нужно сформировать и утвердить порядок раздельного учета эксплуатации авто в служебных и личных целях. Начисляемая амортизация не будет учитываться в составе трат при определении налога на прибыль. Однако это касается только той части, которая соответствует времени эксплуатации служебного имущества трудящимся в личных целях.
Стоимость бензина, которая учитывается в расходах фирмы, рассчитывается на основании сведений из путевого листа. Затраты, сопутствующие личному использованию служебного имущества, в документе отражаться не будут.
Стоимость бензина или других сопутствующих трат, появившихся при эксплуатации имущества в личных целях, может быть удержана из зарплаты. Способ удержания – заявление сотрудника. Если траты не будут удержаны, работодателю придется исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ с дохода работника в натуральной форме. Также потребуется исчислить НДФЛ с дохода, который образуется в ходе безвозмездного использования собственности компании. Этот доход в натуральной форме определяется на основании рыночной стоимости аренды объекта за сроки его эксплуатации.
К примеру, сотрудник сутки использовал служебную машину в личных целях. В этом случае налогооблагаемой базой будет являться стоимость суточной аренды этого авто.
За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ
Ответ:
Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.
Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:
- возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
- характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
- порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
- срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
- порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).
При наличии в Организации локального нормативного акта (коллективного договора), в котором подробно регламентирован порядок использования служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия вы можете не дублировать.
Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт.
Использование служебного автомобиля в личных целях как оформить
- Инструкции все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.
- Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.
- Кроме этого, статьей 6 Федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» установлен запрет на осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Однако насколько я понял из Вашего сообщения указанный автомобиль не используется для перевозок пассажиров, груза и багажа. Рассматриваемое транспортное средство используется для внутрихозяйственных нужд организации, а не для оказания вышепоименованных услуг.
- Именно поэтому для управления таким автомобилем работником компании ему достаточно иметь при себе доверенность от Компании на право управления транспортным средством.
- Я не согласен с мнением коллеги относительно учета ГСМ, страховок, ремонта и др.
- В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:
- Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
- Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
- Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.
Теперь важно понять для чего мы используем транспорт
Есть два варианта: собственные нужды и для извлечения прибыли.
Если мы заключаем договора перевозки, осуществляем доставку людей или грузов, то это вариант «извлечение прибыли» и тут организация охраны труда в компании ничем не отличается от обычного автотранспортного предприятия. А именно, назначается работник ответственный за безопасность дорожного движения и ответственные за выпуск машин на линию (дежурные механики). Эти люди должны обладать соответствующей квалификацией.
Если же мы используем машины исключительно для собственных нужд, то нам нужно понять, кем является работник, управляющий автотранспортом.
Здесь тоже возможны два варианта. Водитель и обычный сотрудник.
Поскольку ничего не мешает назвать водителя в штатном расписании менеджером, то все упирается в определение его трудовой функции. Работник, который приходит на работу для того, что бы возить кого-то или чего-то, выполняет функционал водителя.
Водитель обязан проходить (В соответствии со статьей 23 Федерального закона «О безопасности дорожного движения» № 196-ФЗ):
- Обязательное медицинское освидетельствование кандидатов в водители транспортных средств;
- Обязательные предварительные, периодические (не реже одного раза в два года) медицинские осмотры;
- Предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры.
В свою очередь и юридические лица обязаны обеспечить требования указанные в законе «О безопасности дорожного движения»:
Статья 20 Федерального закона № 196-ФЗ:
-
Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны:
соблюдать правила обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
назначить ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, прошедшего аттестацию на право заниматься соответствующей деятельностью в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
обеспечивать соответствие работников профессиональным и квалификационным требованиям, предъявляемым при осуществлении перевозок и установленным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, если иное не установлено федеральным законом;
обеспечивать наличие парковки (парковочного места) для стоянки всех принадлежащих им транспортных средств, а также помещений и оборудования, позволяющих осуществлять техническое обслуживание и ремонт этих транспортных средств, или заключение договоров со специализированными организациями о стоянке этих транспортных средств, об их техническом обслуживании и о ремонте;
организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.
Данное требование распространяется не только на компании, использующие служебный транспорт для извлечения прибыли, но и на тех, кто использует автомобили для собственных нужд. Такое мнение было высказано в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26 июня 2021 г. № 26.
-
На юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки на основании договоров перевозки грузов, пассажиров и багажа, а также перемещение лиц, кроме водителя, находящихся в транспортном средстве (на нем), и (или) материальных объектов без заключения указанных договоров (перевозка для собственных нужд), распространяются обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства (например, статьей 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 года № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).
Из вышесказанного следует, что если сотрудник возит только одного себя любимого (управление автомобилем не изменяет его трудовую функцию), то формально он не является водителем и медосмотры проходить не обязан. Также нет необходимости в полноценной службе эксплуатации транспорта (или еще хуже передаче всех полномочий специалисту по охране труда).
Получается, что для водителя обязанность управлять автомобилем может быть фактором, определяющим вредные условия труда. А менеджерам машина выдается как бонус или элемент статуса.
Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта
Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.
Для расчета затраченного горючего применяется формула:
РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:
Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);
Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;
Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.
Пример расчета суммы компенсации:
В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.
Служебный транспорт- это транспорт, осуществляющий перевозку и доставку сотрудников к месту работы. В основном к служебному транспорту относятся легковые автомобили, автобусы и микроавтобусы, а также железнодорожные, воздушные и иные виды транспорта, принадлежащего предприятию и используемого для служебных целей.
Служебный транспорт имеет каждая мало мальски приличная контора, даже если штат сотрудников у неё не велик, обычно служебный автомобиль есть, как минимум, у директора. И, как правило, в случае необходимости остальные сотрудники тоже могут им воспользоваться в рабочих целях.
Служебный транспорт — это когда компания или организация покупает, берет в аренду автобус (несколько), БУС, автомобиль (предоставляется для некоторых работников, обычно при хорошей должности) для доставки своих работников к (с) места работы.
Транспорт, который возит только работников определенного предприятия. Если хорошая фирма, предприятие, то все работники записываются. Либо есть своя карта, удостоверение. То есть, что-то, что подтверждает личность работника. В таких автобусах почти все работники занимают сидячие места. Ведь автобус рассчитан на определённое количество людей. У транспорта есть свой установленный маршрут. А также, время, в которое он должен быть в таком то месте.
В моем городе есть шахта, туда возят работников. Автобус едит по всему городу и собирает работников. Так как город маленький, то все друг другу знают. Но, я тоже не понимаю, почему нет никаких ограничений. Любой человек может зайти в этот автобус и поехать. И здесь вся надежда на водителя, который будет запоминать каждое лицо.
Такой транспорт считается бесплатным, так как он доставляет каждого работника на место работы. И часто рабочий транспорт ездит даже в другой город за своими сотрудниками. Но, как правило, это делают только крупные предприятия, где очень много работников.
Служебный транспорт, это транспорт, который находится в собственности компании и им могут пользоваться работники. Это и обычные автомобили легковые, и микроавтобусы, автобусы. Собственник компания, либо она берет его во временное пользование, и перевозит сотрудников, к примеру утром служебный автобус забирает работников с остановок и привозит на предприятия, завод или фабрику. Часто крупные фирмы имеют даже свой целый автопарк, они пользуются даже несколькими видами транспорта.
К примеру авто и водитель нанятый, который возит директора, тоже является служебным транспортом. К примеру часто бухгалтера пользуются служебным авто, чтоб попасть в налоговую для сдачи документов.
Служебный транспорт может утром забирать и вечером довозить до остановки, если транспорт находится в промышленном и отдаленном района или даже области. Это удобно для всех сотрудников, когда в пользовании есть авто, то и проблем меньше организационных.
Каков порядок использования работником служебного транспорта
сообщаем следующее: Порядок использования оформляется трудовым договором и локальными актами организации.
Для предоставления автомобиля необходимо:
— закрепить соответствующее положение в трудовом договоре (должностной инструкции);
— издать приказ о передаче автомобиля сотруднику;
— оформить акт приема-передачи.
Дополнительно право на автомобиль можно прописать в трудовом договоре и локальном акте.
Если поездки осуществляются по рабочим вопросам, то необходимо оформлять путевой лист и исполнять все требования Закона № 116-ФЗ, в том числе проходить предрейсовый осмотр.
Подробно об этом см. материалы в обосновании.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».
1. Статья: Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять служебным автомобилем?
«Любой сотрудник может управлять служебным автомобилем, если у него на руках есть:
- водительское удостоверение;
- свидетельство о госрегистрации транспортного средства;
- полис ОСАГО;
- приказ о передаче в пользование служебного автомобиля*.
Об этом говорится в п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса РФ и в п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090.
I. Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем?
1. Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем.
2. Добавьте в должностную инструкцию сотрудника или его трудовой договор (допсоглашение) пункт о возможности использования служебного автомобиля (в разделе «Права» или «Обязанности»).*
Пример
Пропишите в должностной инструкции, что по роду своей деятельности работник эпизодически может использовать служебный транспорт для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Проведите инструктаж на рабочем месте для водителей, ознакомьте с инструкцией по охране труда для водителей.
4. Включите фамилию сотрудника в полис ОСАГО.
5. Проводите предрейсовый медосмотр сотрудника, управляющего автомобилем.
За отсутствие предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также организацию может наказать и трудовая инспекция (ст. 5.27КоАП РФ).
Путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Водитель в установленных случаях обязан иметь его при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать для проверки (п. 2.1.1 ПДД).
6. Оформите путевой лист.
При проверке документов на дорогах общего пользования сотрудники ГИБДД, как правило, требуют предъявления водителем путевого листа при передвижении на служебном транспорте.
В нормативных актах требования к оформлению путевых листов предъявляются не только к автотранспортным предприятиям, но и к любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим автотранспорт.
Дополнительно к теме
О путевых листах
Сотрудники ГИБДД проверяют документы, связанные с эксплуатацией транспортных средств, и порядка их заполнения. Они руководствуются требованиями:
• Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав);
• Правил дорожного движения РФ (далее — ПДД);
• приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ № 152).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. 2 Приказа № 152). То есть в нормативном акте речь идет не только об автотранспортных предприятиях, но и о любых юр. лицах и ИП, эксплуатирующих автотранспорт. Сотрудники ГИБДД считают обязательным соблюдение положений данного документа юр. лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили. И судебная практика это подтверждает (см., например, определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).
Запрещается перевозить пассажиров, багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава). Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (п. 9 Приказа № 152).
То есть согласно требованиям приведенных выше документов, если ни грузы, ни пассажиры, ни багаж автотранспортным средством не перевозятся, то и путевой лист может не оформляться.
На основании сказанного считаем, что при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обязательно обеспечены путевыми листами в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа.
Как правильно поступать, чтобы избежать штрафов? Оформляейте путевые листы во всех случаях, чтобы избежать ненужных разногласий и разбирательств с ГИБДД.
Это несложно, тем более, потому что путевой лист может быть оформлен на срок до 1 месяца (п. 10 Приказа № 152).
II. Надо ли доплачивать сотруднику, управляющему служебным автомобилем?
Предоставление служебного автомобиля может рассматриваться и как один из видов социальных гарантий работнику.
Доплачивать сотруднику надо, если он выполняет работу водителя — перевозит грузы или людей. Изучите трудовой договор работника или должностную инструкцию, если она является частью этого договора (ст. 57 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Если работник, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, выполняет дополнительно обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплата (ч. 1–2 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ).
Если работник не возит грузы или людей, а только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей. Поскольку предоставление автомобиля не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает). А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику не положена.
Обратите внимание
Даже если работник возит какие-то грузы (например, торговый представитель — образцы) и в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат (письма Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897 и Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1).
Суды признают факт совмещения профессий и право работника на доплату в случаях, когда, например:
• в должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкция;
• работник выполнял работу, которая отсутствовала в его должностных обязанностях и не была предусмотрена трудовым договором, но при этом фактически было достигнуто соглашение об оплате за совмещение (работник обратился с заявлением, в котором отказался от исполнения ряда обязанностей, а директор письменно просил учредителя доплачивать работнику за совмещение);
• работник с должности водителя был переведен на должность водителя-экспедитора и выполнял, помимо обязанностей водителя, обязанности экспедитора без доплаты за совмещение. Суд решил, что профессии водителя и экспедитора согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 являются двумя самостоятельными должностями с различными трудовыми функциями, а также самостоятельно аттестованы как рабочие места у работодателя;
• положения трудового договора свидетельствовали о том, что фактически выполнявшиеся работником действия, связанные с вождением автомобиля и поддержанием его в исправном состоянии, выходили за пределы обычных должностных обязанностей работника как начальника отдела».
2. Ситуация: Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд
«Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые – только если водители возят пассажиров, например сотрудников организации, или опасные грузы*.
Организации, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны, в частности, организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Обязательные медосмотры водителей включают в себя предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовыемедосмотры (абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).
Обязательные предрейсовые медосмотры организация должна проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя, кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Методические рекомендации по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителейтранспортных средств, утвержденные Минздравом и Минтрансом России, не делают никаких исключений для организаций, которые не оказывают услуг по перевозке пассажиров и грузов (письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32).
В то же время в законодательстве прямо предусмотрено, что обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).
Таким образом, предрейсовые медосмотры водителей проводить нужно в любом случае, даже если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд. А послерейсовые медосмотры водителей нужно проводить, только если они возят пассажиров, например руководителя организации или других сотрудников, или опасные грузы. Если же водители перевозят только корреспонденцию, то послерейсовые медосмотры проводить не нужно.
Подробнее о порядке проведения предрейсовых медосмотров в медпункте организации см. Как организовать предрейсовые медосмотры сотрудников».
3. Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ
«Организация может использовать:
- унифицированные формы;
- самостоятельно разработанные путевые листы. Например: упрощенная форма путевого листа легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля с повременной или сдельной оплатой.
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано*.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Как сделать личное использование служебной машины правомерным?
В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.
Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:
- порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
- мониторинг пробега машины;
- аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
- порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.
Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.
Решение № 12-93/2015 от 16 июня 2020 г.
по делу № 12-93/2015
, Главы Кудымкарского муниципального района — Главы администрации Кудымкарского муниципального района Пермского края, ранее к административной ответственности не привлекавшегося (сведения отсутствуют), у с т а н о в и л:Постановлением мирового судьи судебного участка № 3 Кудымкарского судебного района Пермского края от 15 мая 2020 года Глава Кудымкарского муниципального района — Глава администрации Кудымкарского муниципального района Климов В.А.
привлечен к административной ответственности по ст. РФ, ему назначено наказание в виде административного штрафа в размере 300 рублей.Не согласившись с Постановлением мирового судьи, Глава Кудымкарского муниципального района — Глава администрации Кудымкарского муниципального района Климов В.А. обратился в Кудымкарский городской суд с жалобой, в которой просит Постановление от 15 мая 2020 года отменить и производство по делу прекратить за отсутствием состава административного правонарушения.
Оформление аренды служебного автомобиля на работника
Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.
Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:
- Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
- Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
- Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.
Как сделать личное использование служебной машины правомерным?
В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.
Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:
- порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
- мониторинг пробега машины;
- аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
- порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.
Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.