Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Внутренние переводы: оформляем правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Запись в трудовой в порядке перевода фиксируется в документе трудоустроенного лица работником отдела кадров или руководителем. На начальном этапе, перед тем, как проставить запись, нужно удостовериться в наличии изданного приказа. Далее открывается личное дело трудоустроенного и извлекается трудовой документ. На следующем шаге можно начинать делать записи о переводе.
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Как оформить в трудовой книжке перевод работника на другую должность и (или) в другое структурное подразделение?
Если перевод сотрудника на новую работу является постоянным, то кадровая служба предприятия должна внести соответствующую запись в его трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ). Временные переводы сотрудников не следует отражать в трудовой книжке.
Если сотрудника перевели на другую должность в пределах одного отдела, то в записи следует указать только сведения о новой должности работника, например:
| 10 | 01 | 08 | 2013 | Принят в финансово-экономический | Приказ от |
| отдел на должность инженера | 01.08.2013 №58-к | ||||
| 11 | 21 | 01 | 2014 | Переведен на должность экономиста | Приказ от |
| 21.01.2014 № 4-к |
Расшифровка понятия «перевод»
Ситуация должностного перемещения сотрудников внутри одной организации или из одного учреждения в другое не является редкостью. Согласно статье 71 Трудового Кодекса, переводом считаются следующие условия:
- повышение или понижение в должности;
- изменение подразделения, работа в филиалах;
- смена города или страны, где будет проходить дальнейшая деятельность;
- смена работодателя, если об этом попросил действующий.
Обозначенные изменения являются переводом, поэтому их надлежащим образом фиксируют. Запись о переводе в трудовую книжку регулируется следующими положениями:
- Правилами, утвержденными правительственным Положением России № 225;
- Инструкцией, утвержденной постановлением Министерства социального развития № 69.
Запись является недействительной, если генеральный директор допустил ошибки при ее составлении.
Действия при переводе на новую работу
В место настоящей занятости руководству вручается письмо от компании, намеревающейся принять его сотрудника, и заявление от самого работника о его желании уволиться переходом на новое место (ст. 84 ТК РФ). В заявлении указывается:
- кому адресуется просьба (директору организации-работодателя);
- от кого заявление (полное наименование специалиста с указанием должности, отдела);
- суть (просьба об увольнении);
- на каком основании запрашивается перевод (прилагается копия гарантийного письма новой компании).
Дата для прекращения трудовых отношений может не указываться, так как в резолюции директора буду указаны необходимые сроки.
Важно! Любое заявление на увольнение, в том числе переводом, может быть отозвано работником по его собственному желанию в любое время, даже в последний рабочий день.
Далее алгоритм действий компании будет таким:
- Завизировав заявление, организация направляет письмо по будущему месту занятости гражданина с подтверждением перехода и издает приказ. Порядок оформления и текст приказа схож с условиями стандартного увольнения за исключением причины ухода, которая должна формулироваться как «перевод по просьбе работника к другому работодателю» и иметь ссылку на Трудовой Кодекс РФ (ст. 77).
- Изданный документ регистрируется в журнале приказов (с присвоением номера) и предоставляется для ознакомления увольняющемуся.
- В личную карточку специалиста заносится соответствующая отметка с обязательной ссылкой на ст. 77 ТК РФ. Ознакомившись со всеми произведенными записями, работник ставит свою подпись.
- Выполняется запись в трудовой книжке при увольнении в порядке перевода согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление министерства труда и соцзащиты РФ № 69). Текст со ссылкой на дату приказа и его номер, а также статьи ТК РФ указывается без сокращений, заверяется подписью директора (уполномоченного руководителя) и печатью организации. Не допускаются ссылки на другие разделы Трудового Кодекса, кроме ст. 77.
В последний день работы бухгалтерия выполняет окончательный расчет отработанного времени, начисления заработной платы (до последнего дня работы с полагающимися надбавками) и компенсаций за неиспользованный период отпуска. Если причитающиеся дни были уже использованы, то выданное ранее будет удержано из общей суммы начислений.
Внимание! Работник получает денежную компенсацию за период неиспользованного отпуска, но на новом месте занятости право на отпуск возникнет в предусмотренном законом порядке — через 6 месяцев работы (ст. 122 ТК РФ). Период может быть уменьшен по соглашению с нанимателем.
Теперь уже бывшему работнику передается трудовая книжка (после проставления подписи в книге учета трудовых книжек), справка о заработке (форма 2-НДФЛ), справки об отчислениях в ПФ РФ и ФСС.
Основные правила для внесения записи о переводе сотрудника
Прежде чем говорить об основных нюансах перевода на другую работу, а главное о том, как сделать соответствующую запись в трудовую книжку, необходимо ознакомиться с самим понятием «перевод».
Расшифровку данного термина вы можете найти во множестве учебников по трудовому праву, но лучше обратиться к первоисточнику. Так, в трудовом кодексе нашей страны подробно излагается информация, касаемая того, что представляет из себя перевод. Подробнее это определение отражено в статье 72.1.
Перевод, это, по общим правилам, постоянное и в некоторых случая временное изменение непосредственно трудовой функции работника, а точнее условий, в которых она может осуществляться.
Перевод может представлять из себя разные действия, так, начиная с перевода работника с должности на должность внутри организации и заканчивая переводом работника в другую географическую местность. Также не нужно забывать, что студент может быть награждён, о чём вносится соответствующая запись о награждении в трудовой книжке.
Основным правилом для перевода является законодательное подкрепление. Перевод должен быть осуществлен только в соответствии с нахождением аналогичной статьи в трудовом кодексе, которая бы разрешала подобное действие.
Также, чтобы запись в трудовой книжке могла отвечать основным канонам заполнения подобных документов, кадровики должны соблюдать ряд очень важных правил.
Человек может быть переведен на должность с записью в трудовой по постоянному или временному частному случаю. Временные изменения в трудоустройстве проводятся по соглашению работника и работодателя, что подтверждается письменно. Основная причина того, что проводится такая процедура – замещение сотрудника, который временно отсутствует. По продолжительности подобный перевод может составить до 12 месяцев или до периода возвращения ушедшего человека. Соответствующие записи в трудовом документе по переводу на должность присутствуют с условием постоянства на новой работе, о чем указано в Трудовом Кодексе в статье 66.
Постоянный перевод имеет следующие виды:
- Внутренний – с оформлением в пределах одного предприятия и руководства.
- Внешний, предполагающий расторжение трудового контракта и смену руководителя.
В зависимости от того, каким образом меняется сфера деятельности, определяется характер записи.
Как заполнить трудовую книжку при временном переводе
Эта практика принятия на работу не самая частая, но разнообразна по форме. Временная отправка может быть инициирована по ряду причинам:
- Краткосрочное замещение уполномоченного сотрудника. Распространено в пределах предприятия для подмены в период декрета или больничного работника.
- Переквалификация. Отправка в другую организацию, реже в материнское (головное) отделение с дочерней компании для повышения навыков.
- Заключение временного трудового договора. Прием для выполнения конкретных задач.
Внесение записи о переводе с одной должности на другую в трудовую книжку — Оперсонале
Термин «перевод» используется в тематике трудовых правоотношений в различных понятиях.
К примеру, переводом можно назвать:
- перевод по окончании испытательного срока на общепринятые условия работы у работодателя;
- перевод внешнего совместителя в работники по основному месту работы;
- перевод к другому работодателю или от другого работодателя;
- перевод в другую местность вместе с работодателем;
- временный перевод на другую работу;
- перевод в обособленное подразделение;
- перевод по состоянию здоровья.
- Очевидно, что подобный перечень является достаточно обширным.
- Однако далеко не каждый случай перевода (даже когда это понятие используется непосредственно в ТК РФ по отношению к конкретной ситуации) является основанием для включения информации о нем в трудовую книжку.
Например, на основании пункта 4 Правил временный перевод на другую работу в трудовой книжке не отражается. Такой перевод возможен с целью замещения временного отсутствующего работника (к примеру по причине отпуска, болезни и т.п.). Следовательно, должность, на которую работник временно переводится, вакантной не является.
При этом, если временный перевод стал постоянным, запись в трудовой книжке об этом событии отражается. Датой перевода в этом случае будет считаться дата, с которой работник приступил к временному исполнению должностных обязанностей, которые впоследствии стали для него основными.
Как следует из пункта 4 Правил, в трудовой книжке отражаются только те случаи, когда работник переводится на другую постоянную работу.
Оформление главного документа работника требует серьезного отношения. При совершении записей в трудовую должны соблюдаться следующие основные правила:
- Какие-либо записи в трудовой документ могут быть внесены при наличии действующего и подписанного приказа. Любые действия могут считаться без приказа ложными.
- Внесение записей осуществляется на русском языке, печатными буквами или разборчиво от руки. Исправления и помарки означают ошибку.
- Формулировки с датами имеют полное соответствие тексту приказного документа.
- Если работник проживает в другой республике, разрешается прописывание информации на нескольких языках одновременно. Но русский обязателен.
- Для предупреждения помарок и неточностей, предварительно рассматриваются примеры внесения подобных записей с дальнейшим использованием готового образца. Работник не имеет права самостоятельно вносить изменения в трудовую книжку.
Запись делается следующим образом:
- Находится последняя запись и отступается строчка.
- Проставляется следующий за предыдущей номер изменения.
- Указывается точная дата оформления перевода. Изменения не должны проводиться ни на сутки.
- Дается указание должности, на которую было переведено лицо. Причина, по которой совершается смена места работы не обязательна. На повторное наименование предприятия не проставляется.
- Фиксируется номер приказа, подписывается запись руководителем.
Общие правила заполнения трудовых
Правила заполнения трудовых закреплены во множестве нормативных документов, регулирующих данную сферу. Общими правилами для записей в трудовой книжке можно считать:
- Запись в трудовой всегда должна подтверждаться соответствующим приказом руководителя организации;
- Данные приказа и записи, сделанной в трудовой книжке, должны строго соответствовать друг другу;
- Даты записываются арабскими цифрами;
- Нельзя использовать сокращения;
- Заполняются трудовые книжки на русском языке (исключение – в конкретном территориальном регионе второй язык признан вторым государственным);
- Вносятся записи только о постоянной работе.
В соответствии с последним приведенным правилом заполнения – переводы на временную должность не фиксируются в трудовой.
В зависимости от инициатора процесса, увольнение переводом на другую работу может быть внешним или внутренним.
Если используется внешний переход, то производится увольнение в порядке перевода в другую организацию, где принимается гражданин на постоянную должность. Руководитель новой компании должен в письменном виде уведомить действующего директора работника о своем намерении трудоустроить его в свою фирму. В таком уведомлении должна указываться предлагаемая специалисту должность.
Будущий работник получает от новой организации гарантийное письмо, содержащее информацию о дате заключения нового трудового контракта. Для этого учитывается необходимость отработки на старом месте в течение двух недель. Дополнительно в этом документе указывается, какую должность будет занимать специалист, а также каков будет размер его зарплаты.
Внутренний перевод предполагает назначение новой должности для работника в одной компании. Он выполняется исключительно при наличии согласия гражданина на процесс, которое составляется в письменном виде. Формируется отделом кадров новое соглашение на основании ст. 72 ТК, в соответствии с которым вносятся некоторые изменения в трудовой контракт. Необходимость во внутреннем переходе может быть обусловлена разными причинами, например, открытием нового филиала, закрытием подразделения или переездом предприятия в другой регион.
Основные правила для внесения записи о переводе сотрудника
Прежде чем говорить об основных нюансах перевода на другую работу, а главное о том, как сделать соответствующую запись в трудовую книжку, необходимо ознакомиться с самим понятием «перевод».
Расшифровку данного термина вы можете найти во множестве учебников по трудовому праву, но лучше обратиться к первоисточнику. Так, в трудовом кодексе нашей страны подробно излагается информация, касаемая того, что представляет из себя перевод. Подробнее это определение отражено в статье 72.1.
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Ответственность работодателей и нанимателей за нарушение правил
Согласно статьям Трудового Кодекса Российской Федерации запрещено отказывать работнику в заключение нового трудового соглашения (договора), если он был приглашён по переводу. Запрет действует на протяжении одного месяца со дня увольнения (статья 64 ТК РФ).
За отказ в трудоустройстве КоАП Российской Федерации предусматривает штраф (от 500 до 5 тыс. рублей) и возможную дисквалификацию руководителя предприятия.
Предыдущий работодатель также несёт ответственность. Сотрудник имеет право обжаловать нарушения в суде и восстановить его на предыдущей должности (статья 394 ТК РФ).
Недопустимы никакие сокращения и аббревиатуры при заполнении полей в трудовой книге. Все записи делаются только уполномоченными должностными лицами, заверяются печатями (штампами), подписями руководителей предприятия и подписью самого работника. Запись об увольнении работника делается непосредственно в последний рабочий день. Помните, срок выдачи трудовой книжки при увольнении ограничен. Также вам нужно знать, что делать, если работник не приходит за трудовой книжкой.
Преимущества при увольнении переводом
Получение нового трудоустройства в результате перевода в другую организацию в большей степени выгодно именно работнику за счет того, что:
- при наличии письменного приглашения гражданин обретает гарантию получения работы в новой компании в течение 30 дней после ухода с прежнего места, но следует учесть, что срок не продлевается на время болезни приглашенного, так как в ТК РФ нет указаний на действия при такой причине;
- по новому месту занятости не предусмотрено применение испытательного периода в отношении нового специалиста (ст. 70 ТК РФ);
- по согласованию с руководством может быть отменен 2-недельный срок обязательной отработки на старом месте;
- расходы на переезд гражданина и членов его семьи, а также провоз имущества возмещаются в случае, когда новый работодатель размещается в иной местности;
- некоторым категориям сотрудников отпуск на новом месте может предоставляться ранее отработанных 6 месяцев (уходящим в декрет, сразу после выхода из декрета, лицам до 18 лет).
Для организации переход гражданина на новое место может быть выгоден в ситуации с сокращением штатов или при ликвидации предприятия — не придется платить выходное пособие.