Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое АХО, расшифровка должности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же вправе поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру. Полноценный хозяйственный отдел формируется в более крупных компаниях. Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника отдела находится целая команда. Конкретный состав специалистов зависит от специфики компании, рода деятельности, территориального расположения, размера.
Основные задачи отдела
Кто это — специалист АХО? Должностное лицо, которое выполняет все (или часть — в зависимости от масштаба организации) функции административно-хозяйственного отдела. А задачи у АХО следующие:
- Закупка, хранение, выдача сотрудникам различных предметов, материальных ценностей, необходимых для их работы.
- Ремонт поломок материального имущества компании, реставрация помещений.
- Соблюдение противопожарных нормативов и правил, контроль за следованием им сотрудников.
- Материальная ответственность за эксплуатируемым сотрудниками имуществом компании.
- Поиск фирм, предоставляющих клининговые и коммунальные услуги.
- Заключение соответствующих договоров и соглашений — на проведение интернета, телефонной связи, вывоз мусора и проч.
- Своевременное и полное обеспечение сотрудников организации материальными ценностями, необходимыми для их работы.
- Контроль за состоянием рабочих помещений, своевременное устранение возникающих неполадок.
- Организация комфортных условий для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.
- Контроль за обеспечением охраны рабочих помещений.
Требования к специалисту
Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:
- Распоряжения, приказы, постановления, иные регулятивные и нормативные документы, непосредственно относящиеся к его (специалиста) деятельности.
- Структуру организации-работодателя, права и обязанности ее сотрудников.
- Правила и рекомендации по обслуживанию посетителей, потребителей.
- Виды оказываемых работ и услуг.
- Основы экономики, управления персоналом, организации труда.
- Основы маркетинга, продвижения.
- Планировку, эстетическое оформление помещений.
- Основы социальной психологии.
- Трудовое законодательство.
- Правила и нормативы охраны труда.
Минимальные требования к подготовке специалиста:
- Среднее профессиональное образование.
- Начальное профессиональное образование с опытом работы по специальности не менее 2-х лет.
Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.
Права, функции и ответственность
В каждой компании есть особенности, однако должностные обязанности специалиста АХО везде практически одинаковы. В них входит:
- обеспечение крупных закупок любой техники;
- покупка, распределение канцтоваров;
- снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
- оперативный ремонт оборудования, профилактика поломок;
- ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
- уборка, ремонт, оформление помещений;
- благоустройство уличной территории;
- организация питания в компании;
- организация работы корпоративного транспорта;
- устройство зон отдыха, мест для курения, мероприятий (например, корпоративов);
- взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
- организация электроснабжения, контроль работы отопительной системы;
- соблюдение санитарных, противопожарных норм;
- набор сотрудников, оценка их работы;
- информирование персонала о новых актах, нововведениях, мероприятиях.
Во многих организациях принято проводить планерки: ежедневные, еженедельные или ежемесячные. На них начальник сообщает новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи.
Все сотрудники имеют ряд обязательств:
- выполнять поставленные вышестоящим руководством цели и задачи;
- вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, проводить расчеты;
- быть готовыми к оперативному решению любых проблем;
- использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
- выполнять все должностные обязанности, соблюдать правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
- вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
- исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.
Перечислим функции административно-хозяйственного подразделения, исполнение которых — непосредственная обязанность его сотрудников:
- Обеспечение закупок техники, расходников, инвентаря, оборудования, канцтоваров.
- Снабжение работников всем необходимым для их деятельности — техникой, расходными материалами, офисной мебелью.
- Проведение ремонтных и профилактических работ.
- Ведение документооборота по сфере своей деятельности.
- Уборка, оформление помещений компании.
- Благоустройство территории организации.
- Организация питания сотрудников фирмы.
- Организация доставки, транспортного обеспечения.
- Создание мест отдыха сотрудников, организация совместных праздников, кооперативов.
- Взаимодействие с арендодателями, поставщиками коммунальных услуг, иными сторонними компаниями.
- Организация энергообеспечения, связи, контроль за системами водоснабжения, канализации, вентиляции, кондиционирования.
- Контроль за соблюдением в организации противопожарных и санитарных норм.
- Набор новых работников в АХО на вакантные должности.
- Информирование трудящихся по нововведениям, актам, мероприятиям согласно своей области деятельности.
Начальник подразделения
Первой должностью в АХО по классификатору является начальствующая. Это главный человек в отделе. Помимо начальника, руководителем может быть администратор, главинженер или ведущий специалист. Обязательно наличие опыта работы — не менее пяти лет на руководящей должности. Этот сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или его заму. Он обладает правом подписи документов по своей специализации, уполномочен представлять компанию по делам АХО.
Начальник административно-хозяйственного отдела должен знать следующее:
- Трудовой кодекс.
- Внутренние нормативные акты компании.
- Данные о структурных подразделениях организации, их взаимосвязи.
- Правила охраны труда.
- Приказы, распоряжения, акты, постановления непосредственного руководства, касающиеся административно-хозяйственной части.
- Правила организации труда, управления персоналом.
- Ведение материальной отчетности, табельного учета, установление сроков сдачи документации.
- Эксплуатация и обслуживание офисной техники.
- Навыки делового общения, составления документации.
- Порядок проведения закупок расходных материалов, инвентаря, оборудования и проч.
- История организации-работодателя, перспективы ее развития.
Акт приема должности начальника АХО подписывается директором компании. На новоиспеченного сотрудника возлагаются следующие важные задачи руководителя:
- Определять меры наказания для своих подопечных (работников АХО).
- Быть ответственным за график отпусков.
- Давать право на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств.
- Контроль за исполнением всех поставленных перед подразделением задач.
- Привлечение подрядчиков.
- Контроль за проведением закупок.
- Разработка планового ремонта помещений и проч.
На небольших предприятиях с малой численностью работников и объемами производимой продукции или исполняемых работ функции работников АХО могут исполнять офис-менеджеры и секретари. Организациям среднего размера обычно также не требуется служба АХО, её расшифровка известна каждому студенту экономического факультета. На этих предприятиях все вопросы по обеспечению нормальной работы фирмы исполняет заведующий хозяйством.
Полноценный хозяйственный административный отдел существует только на больших предприятиях, где численность работников настолько велика, что один человек просто не может обеспечить функционирование различных подразделений в нормальном режиме.
Множество функций исполняет АХО. Расшифровка этой аббревиатуры указывает на главные вопросы, которые имеются в компетенции работников подразделения. Они разрешают разные задачи хозяйственного характера, то есть обеспечиватют функционирование различных отделов компании. В ведении работников хозяйственного административного отдела находится:
- Своевременное обеспечение фирмы разными материальными ценностями, которые используются для работы работников организации.
- Организация учета, хранения, выдачи разных ценностей, покупаемых для нужд предприятия.
- Организация полноценного обслуживания различных помещений компании, контроль над исполнением этого обслуживания, устранение недостатков.
- Поиск организаций и оформление с ними договоров на оказание коммунальных услуг, обслуживание сетей связи, электрических сетей.
- Своевременный ремонт помещений фирмы, разного ее имущества.
- Контроль за выполнением правил противопожарной безопасности.
- Обеспечение нужной охраны имущества компании.
- Обеспечение технических и материальных потребностей при встречах делегаций, проведении совещаний прочих компаний для проведения переговоров.
- Организация благоприятных условий для работы и отдыха сотрудников, предусмотренного законодательством.
- Материальная ответственность за ТМЦ, которые были получены. Некоторые из перечисленных функций можно отдать другим подразделениям или исполняться вместе с ними. К примеру, охрана имущества и порядка в организации может иметься в компетенции службы безопасности.
Чтобы разобраться, кто это — специалист АХО, мы сначала разъясним читателю характеристику и основные функции места работы этого должностного лица. Аббревиатура АХО — административно-хозяйственный отдел. Создается практически во всех компаниях, где численность сотрудников превышает 100 человек. Отдел занимается закупкой расходных материалов для деятельности фирмы, расчетом их необходимости, отвечает за порядок и комфортабельность рабочих мест, обеспечивает чистоту общественных и производственных помещений компании.
Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:
- планово-расчетное;
- материально-ресурсное;
- социально-бытовое.
Основные задачи отдела
Кто это — специалист АХО? Должностное лицо, которое выполняет все (или часть — в зависимости от масштаба организации) функции административно-хозяйственного отдела. А задачи у АХО следующие:
- Закупка, хранение, выдача сотрудникам различных предметов, материальных ценностей, необходимых для их работы.
- Ремонт поломок материального имущества компании, реставрация помещений.
- Соблюдение противопожарных нормативов и правил, контроль за следованием им сотрудников.
- Материальная ответственность за эксплуатируемым сотрудниками имуществом компании.
- Поиск фирм, предоставляющих клининговые и коммунальные услуги.
- Заключение соответствующих договоров и соглашений — на проведение интернета, телефонной связи, вывоз мусора и проч.
- Своевременное и полное обеспечение сотрудников организации материальными ценностями, необходимыми для их работы.
- Контроль за состоянием рабочих помещений, своевременное устранение возникающих неполадок.
- Организация комфортных условий для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.
- Контроль за обеспечением охраны рабочих помещений.
Административно-хозяйственный отдел — это не только ведущий специалист АХО. В подразделении трудится целая команда сотрудников — уборщики помещений, инженеры по техническому оборудованию, охранники, экономисты, водители, экспедиторы, гардеробщики, курьеры и др.
Штатная численность отдела зависит от масштабности компании. В среднем, на 100 человек сотрудников приходится 15 специалистов АХО (по инструкции). Подразделяются эти работники на три профессиональных уровня:
- Техники, сантехники, плотники, водители, электрики, гардеробщики, энергетики, инженеры, секретари.
- Главные инженеры, администраторы, ведущие специалисты, начальники АХО.
- Заместители директора по АХО, технические руководители, начальники по АХЧ.
Должностная инструкция специалиста АХО — это документ, диктующий обязанности ведущего специалиста, администратора или иного работника, занимающего руководящую должность. Перейдем непосредственно к ней.
Специалист по административно хозяйственной работе должностная инструкция
Средства механизации ручного труда. 4.7. Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги. 4.8. Основы экономики, организации труда, производства и управления.
4.9. Законодательство о труде. 4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.11. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 5. Начальник хозяйственного отдела подчиняется непосредственного генеральному директору.
6. В случае отсутствия начальника хозяйственного отдела (болезнь, отпуск, командировка, пр.), его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который несет ответственность за надлежащее их исполнение. сооружений)
Кого назначить на должность руководителя АХО: требования к кандидату
У кандидата на должность руководителя АХО должна быть хорошая практическая подготовка. Важны личные качества: организаторские способности, порядочность, стрессоустойчивость.
Руководитель организации определяет, какие обязанности возложить на руководителя АХО. На рекрутинговых сайтах в числе требований к кандидату можно увидеть: ведение хозяйственной деятельности, подбор жилых и нежилых помещения для нужд компании, планирование закупок, учёт хозяйственных и расходных материалов, организация ремонтных работ, ведение отчётной документации по АХО, проведение инвентаризации и многое другое. Вы можете ознакомиться с образцом должностной инструкции для руководителя АХО.
Руководителю АХО общается с представителями строительных, транспортных организаций, сферы продаж, госструктурами. Потребуются самостоятельность, коммуникабельности и умение строить диалог. Не обойтись без умения работы с документами и владения компьютерными программами.
Будущий руководитель АХО должен иметь минимальные знания в областях экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета, владеть информацией о:
Кандидата на должность следует протестировать. Можно устроить экскурсию по организации, спросить, какие ошибки и недочёты увидел кандидат. Предложите составить план работ по устранению недостатков, рассчитать затраты. Это поможет определить компетентность соискателя.
Задайте контрольный вопрос: «Как вы можете описать свой первый рабочий день в нашей компании?»
Дополнительным плюсом будет готовность выйти в выходной день или ночное время в случае форс-мажорной ситуации.
Чтобы разобраться, кто это — специалист АХО, мы сначала разъясним читателю характеристику и основные функции места работы этого должностного лица. Аббревиатура АХО — административно-хозяйственный отдел. Создается практически во всех компаниях, где численность сотрудников превышает 100 человек. Отдел занимается закупкой расходных материалов для деятельности фирмы, расчетом их необходимости, отвечает за порядок и комфортабельность рабочих мест, обеспечивает чистоту общественных и производственных помещений компании.
Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:
- планово-расчетное;
- материально-ресурсное;
- социально-бытовое.
Первоначально следует составить описание рабочего места. Оно должно включать перечень необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то случайное и впервые подвернувшееся под руку, а то, что используется в типичном рабочем месте. Можно осуществить градацию зависимо от уровня должности и выделить высшее управленческое звено, руководителей средней руки и исполнителей. Или можно отталкиваться от специфики деятельности. Это наличие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особенных требований к температуре помещений, текущего освещения и тому подобных моментов. В идеале описание необходимо составлять для каждой должности. Но это одновременно является и очень трудоемкой работой. Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания. Например, для работников лаборатории необходимо обеспечить достаточное освещение и определенный температурный режим. Сотрудники, работающие с клиентами, должны иметь места ожидания. Для бухгалтеров обязательно должен быть предусмотрен сейф.