Использование личного транспорта в служебных целях

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование личного транспорта в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.

Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта

Для расчета затраченного горючего применяется формула:

РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:

Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;

Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.

Пример расчета суммы компенсации:

В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.

Страховые взносы и НДФЛ.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

• Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
• Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
• Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Личное авто в служебных целях: как не остаться в минусе

Довольно часто специфика деятельности фирмы, осуществляющей, например, доставку продаваемых товаров непосредственно на дом покупателям, предполагает, что в штате должны состоять работники, имеющие собственный транспорт – автомобиль или мотоцикл. Однако эксплуатировать имущество своего сотрудника принудительно и на безвозмездных началах работодатель не может. Для оформления отношений, в которых будут учтены интересы владельца такого имущества, Российское законодательство предлагает две возможные схемы. И как водится, каждая из них имеет свои нюансы.

Компенсация

Согласно положениям статьи 188 Трудового кодекса, использование в интересах фирмы личного имущества работника возможно только с его согласия. При этом ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием имущества. Размер такой компенсации зависит исключительно от того, к каким договоренностям придут стороны. Конкретные суммы фиксируются в трудовом договоре. Однако, чем она выше, тем больше будет размер сопутствующих налоговых расходов для каждой из заинтересованных сторон.

Алгоритм действий при оформлении использования личного имущества работника в служебных целях

Часто в организациях возникает необходимость использования личного имущества работника (например, личного автомобиля, телефонного аппарата, компьютера и т.д.) в служебных целях.

Оформить использование личного имущества работника в интересах нанимателя вы можете 2 способами:

1) в соответствии с трудовым законодательством;

2) в соответствии с гражданским законодательством.

Чтобы разобраться в нюансах, приведем сравнительную таблицу основных отличий применения этих способов.

Вам необходимо учитывать общие для трудо­вого и гражданского законодательства особенно­сти использования транспортных средств. Среди них:

1) предрейсовые и иные медицинские обсле­дования водителей механических транспортных средств, самоходных машин. Предрейсовые и иные медицинские осмотры водителей механических транспортных средств, самоходных машин не про­водятся, если юридические лица и индивидуальные предприниматели не осуществляют деятельность в области автомобильного транспорта, на которую требуется специальное разрешение (лицензия), или деятельность по подготовке, переподготовке и по­вышению квалификации водителей механических транспортных средств, самоходных машин и лиц, обучающих управлению ими (ст. 23 Закона РБ от 05.01.2008 № 313-З «О дорожном движении»);

2) путевые листы. Юридические лица всех форм собственности и индивидуальные предпри­ниматели, использующие легковые автомобили в служебных целях, должны выписывать путевые лис­ты типовых форм 6 или 7 (подп. 1.2 п. 1 Инструк­ции по изготовлению, учету, заполнению и обработ­ке путевых листов служебного легкового автомоби­ля, утвержденной постановлением Минфина РБ от 31.03.2000 № 31; далее — Инструкция № 31).

Служебные легковые автомобили — это легко­вые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных це­лях (подп. 1.1 п. 1 Инструкция № 31). В качестве служебных могут выступать как автомобили, при­надлежащие организации, так и автомобили, на применение которых с их владельцами заключены договоры аренды, безвозмездного пользования, или личный транспорт работников, используемый в рамках трудовых правоотношений по договорен­ности сторон в служебных целях.

Оформление использования личного имущества работника для нужд нанимателя по трудовому законодательству

Возможность использования имущества ра­ботника и компенсация за его износ, в частности, предусмотрены:

-ст. 106 ТК (работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инстру­менты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (аморти­зацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нани­мателем);

-п. 1 Положения об условиях труда работников- надомников, утвержденного постановлени­ем Минтруда РБ от 11.04.2000 № 48 (наниматель вправе разрешать надомникам изготовление изде­лий для предприятия из собственных материалов и с использованием личных механизмов и инстру­ментов. Перечень видов собственных материалов и количество изготавливаемых из них изделий, а также порядок предоставления сырья и материа­лов утверждаются нанимателем либо коллектив­ным договором);

— ст. 52 Закона РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании» (педагогические работники учреждений образования имеют право на еже­месячную компенсацию расходов на приобретение учебной и методической литературы).

Обратите внимание на условия заключения соглашения об использовании имущества и выплаты компенсации!

Работник должен состоять в штате организа­ции, т.е. работать по трудовому договору (контрак­ту). Лицо, работающее по совместительству, также является работником с правом на компенсацию за износ его имущества при использовании такого имущества в служебных целях. А вот учредители организации (например, участники хозяйственно­го общества), не состоящие в трудовых отношени­ях с организацией, работниками не являются и со­ответственно права на компенсацию не имеют.

Использование имущества должно быть обу­словлено функцией, выполняемая сотрудником, и подтверждено трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними доку­ментами.

Имущество, которое работник использует для нужд нанимателя, должно принадлежать ра­ботнику на праве собственности или ином закон­ном праве пользования (например, договор купли- продажи, договор аренды, доверенность).

Работник обязан лично использовать свое имущество в процессе выполнения своих трудовых обязанностей. Если предполагается передача иму­щества иным работникам, то такие отношения будут регулироваться гражданским законодательством (договор аренды, безвозмездного пользования).

Обязательность компенсации

Работнику предоставлено право на получение компенсации за использование собственного иму­щества для нужд нанимателя (ст. 106 ТК). Однако этим правом работник может не воспользовать­ся. Следовательно, наниматель и работник могут прийти к согласию об использовании имущества работника без выплаты компенсации.

Служебный транспорт- это транспорт, осуществляющий перевозку и доставку сотрудников к месту работы. В основном к служебному транспорту относятся легковые автомобили, автобусы и микроавтобусы, а также железнодорожные, воздушные и иные виды транспорта, принадлежащего предприятию и используемого для служебных целей.

Служебный транспорт имеет каждая мало мальски приличная контора, даже если штат сотрудников у неё не велик, обычно служебный автомобиль есть, как минимум, у директора. И, как правило, в случае необходимости остальные сотрудники тоже могут им воспользоваться в рабочих целях.

Служебный транспорт — это когда компания или организация покупает, берет в аренду автобус (несколько), БУС, автомобиль (предоставляется для некоторых работников, обычно при хорошей должности) для доставки своих работников к (с) места работы.

Транспорт, который возит только работников определенного предприятия. Если хорошая фирма, предприятие, то все работники записываются. Либо есть своя карта, удостоверение. То есть, что-то, что подтверждает личность работника. В таких автобусах почти все работники занимают сидячие места. Ведь автобус рассчитан на определённое количество людей. У транспорта есть свой установленный маршрут. А также, время, в которое он должен быть в таком то месте.

В моем городе есть шахта, туда возят работников. Автобус едит по всему городу и собирает работников. Так как город маленький, то все друг другу знают. Но, я тоже не понимаю, почему нет никаких ограничений. Любой человек может зайти в этот автобус и поехать. И здесь вся надежда на водителя, который будет запоминать каждое лицо.

Такой транспорт считается бесплатным, так как он доставляет каждого работника на место работы. И часто рабочий транспорт ездит даже в другой город за своими сотрудниками. Но, как правило, это делают только крупные предприятия, где очень много работников.

Служебный транспорт, это транспорт, который находится в собственности компании и им могут пользоваться работники. Это и обычные автомобили легковые, и микроавтобусы, автобусы. Собственник компания, либо она берет его во временное пользование, и перевозит сотрудников, к примеру утром служебный автобус забирает работников с остановок и привозит на предприятия, завод или фабрику. Часто крупные фирмы имеют даже свой целый автопарк, они пользуются даже несколькими видами транспорта.

К примеру авто и водитель нанятый, который возит директора, тоже является служебным транспортом. К примеру часто бухгалтера пользуются служебным авто, чтоб попасть в налоговую для сдачи документов.

Служебный транспорт может утром забирать и вечером довозить до остановки, если транспорт находится в промышленном и отдаленном района или даже области. Это удобно для всех сотрудников, когда в пользовании есть авто, то и проблем меньше организационных.

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

Ответ:

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.

Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:

• возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
• характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
• порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
• срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
• порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).

При наличии в Организации локального нормативного акта (коллективного договора), в котором подробно регламентирован порядок использования служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия вы можете не дублировать.

Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт.

Обязательные данные в реестре пробега транспортного средства

Независимо от того, ведётся ли учёт в электронном или в бумажном виде, он должен содержать следующую информацию:

• регистрационный номер автомобиля;
• состояние счётчика на 1 января и 31 декабря соответствующего года.

Кроме того, для каждой поездки необходимо предоставить минимальное количество данных, чтобы налоговая служба могла понять любые изменения в использовании авто. В зависимости от типа поездки (деловая, частная) требуется разная информация.

Обязательная информация в случае командировки:

• дата;
• причина поездки;
• имя компании или делового партнёра, которого вы посещаете;
• название пункта назначения;
• состояние счётчика до начала поездки и по прибытии в пункт назначения;
• в случае кругового пути — точный маршрут.

Частные поездки не должны документироваться так тщательно, как деловые. Следует указывать только дату, пункт назначения и количество километров. Информация о причине отъезда не нужна — конфиденциальность никто не отменял.

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

• Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
• Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
• Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
• Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Нормативные документы, регламентирующие использования служебных авто в личных целях

В законодательном порядке проблема использования сотрудниками для личных нужд автотранспортных средств, принадлежащих предприятию, нигде не рассмотрен. при этом во многих случаях, особенно когда сотрудник уже долгое время работает в компании и заслужил определенный лимит доверия, руководство допускает такую возможность.

Следовательно, возникает вопрос законного оформления такого разрешения, чтобы не создавались проблемы ни у самого работника, ни у его нанимателя.

Так как точной инструкции для оформления этих взаимоотношений закон не предусматривает, на практике применяются несколько видов договорного оформления. К ним относятся:

• Устное соглашение между руководством и сотрудником. Пользование автомобильным транспортом для нужд предприятия требует фиксации расходов на его обслуживание и соответствующего их оформления для обложения налогами. Поэтому каждая поездка сопровождается путевыми листами, а также фиксируются показания счетчика пробега. При этом, когда сотрудник пользуется машиной после работы в личных целях, заправка осуществляется за его собственный счет, следовательно, расходы несет сам работник, а не компания. Также может быть принято решение о перемотке счетчика для обнуления фактического пробега, накрученного во внерабочее время, но оно не является правовым. Кроме того, оформленное лишь устным соглашением использование машины во внерабочее время может стать причиной больших проблем для обеих сторон при попадании в ДТП и в ряде других ситуаций.
• Оформление пользования служебным авто в нерабочее время для личных нужд через приказ по предприятию. Издавая приказ о возможности сотрудника пользоваться служебной машиной после работы в собственных целях, нанимателю следует сопроводить это решение рядом внутренних нормативных документов, регламентирующих данное право. Также стоит учитывать множество дополнительных условий, без выполнения которых обе стороны будут привлечены к ответственности.
• Составление арендного соглашения между сотрудником компании и компанией. Этот метод оформления можно назвать оптимальным благодаря его простоте реализации, а также снижению бумажной нагрузки на легализацию каждого эпизода пользования автомобилем. При этом аренда авто должна учитываться как доход компании, что может повлечь дополнительные налоговые расходы со стороны нанимателя. Также арендное соглашение должно учитывать малейшие детали, относящиеся непосредственно к эксплуатации машины, в том числе время и условия, заправку топливом и т. д.
• Оформление пользования автомобилем с помощью доверенности. Второй достаточно простой метод оформления, требующий от руководителя трезвой и объективной оценки ситуации. Дело в том, что привлечение к ответственности сотрудника в случае ДТП, а также повреждений автомобиля, станет почти невозможным, поэтому при оформлении доверенности должен присутствовать определенный уровень уверенности в честности и ответственности работника.

FAQ (часто задаваемые вопросы)

1. Можно ли по договоренности с руководством компании использовать авто в личных целях в выходные и праздничные дни?
   Чаще всего, такое использование подразумевается по умолчанию, но может быть отдельно прописано в правилах политики компании.
2. Можно ли использовать служебное авто в личных целях, если сотрудник в отпуске?
   Это необязательное условие. Обычно такое не практикуется, но по договоренности с руководством, такой вариант возможен (необходимо заявление сотрудника и согласие директора).
3. Нужен ли путевой лист, если служебный автомобиль используется в личных целях?
   По договоренности с руководством, путевой лист может выписываться, чтобы исключить вопросы сотрудников ГИБДД во время проверки на дороге. По закону, машина, которая находится не на служебном задании, путевой лист иметь не обязана, но тогда необходимо подтверждение (приказ, заверенное заявление, договор аренды), что неслужебная поездка допускается руководством компании и контролируется.
4. Кто несет ответственность в случае, если автомобиль во время личной поездки сотрудника попал в ДТП?
   Это один из самых важных и сложных вопросов в ситуации, когда коммерческая компания допускает использование служебного транспорта в личных целях сотрудников.
   Если схема контроля предполагает возмещение затрат в конце отчетного периода, то восстановлением может заняться сама компания. Если машина застрахована, то страховка действовать не будет — частное использование служебного авто при ДТП, и управление водителем, не вписанным в страховку, не относится к числу страховых случаев. Если схема стандартная, то машина по акту приема/передачи временно находится полностью на ответственности сотрудника, и восстанавливать ТС придется ему а свой счет.

Есть ли разница, для каких целей используется?

Если юридически правильно оформить документы. то не будет разницы в каких целях использовать рабочую машину
В современных условиях ведения бизнеса, работодатели используют различные системы и способы мотивации своих сотрудников. Одним из них является предоставление корпоративного автомобиля для облегчения выполнения должностных обязанностей.

Для дополнительного поощрения хорошей службы некоторые работодатели регламентируют возможность использования машины не только для служебных задач, но и для личных целей.

Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

• Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
• Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
• Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Что делать работодателю, если служебное имущество используется в личных целях

Нужно понимать, что эксплуатацию служебного имущества в личных целях не всегда возможно выявить. Наиболее умные сотрудники пытаются представлять, к примеру, личные поездки как служебные. То есть в документах значится служебная поездка, однако по факту это личные поездки. Этот небольшой обман упростился с отменой путевых листов для легковых авто. В этом случае возникающие расходы списываются в траты, сопутствующие хозяйственной деятельности. Разумеется, это не самый выгодный вариант для компании. Работодателю для обнаружения лукавства придется контролировать сотрудников, устанавливать разумность трат.

Учитываются ли в целях налогообложения расходы, связанные с использованием служебного автомобиля в личных целях?

Если никакие выговоры не помогают предупредить использование служебного имущества в личных целях, имеет смысл узаконить это. Целью узаконивания является контроль над возрастанием лишних трат, уменьшение расходов компании. Легализовать эксплуатацию служебного имущества можно в контексте трудовых взаимоотношений. Возможность использования служебного имущества в личных целях фиксируется в трудовом, а также коллективном соглашении. Там же можно оговорить, что все сопутствующие затраты должны быть оплачены сотрудником.

Рассмотрим на примере с той же машиной. Работнику разрешается использовать авто для своих потребностей. Однако его обязывают возмещать траты за заправку, техобслуживание. Объем бензина на начало рабочего дня должен быть таким же, как и при завершении прошлого дня. Авто на начало смены должно быть полностью исправно.

Особенности легализации эксплуатации авто в личных целях

Рассмотрим ряд особенностей, актуальных при использовании сотрудником служебного авто (актуально и для других форм служебной собственности):

• В путевых листах рекомендуется фиксировать только поездки со служебными целями. Это наиболее безопасный вариант. На основании листов происходит списание бензина, потраченного на производственные цели. Документ позволяет определить точный объем бензина, который нужен для реализации служебных нужд. Затем работодателю требуется определить, сколько бензина израсходовано всего. Образованная разница возмещается за счет сотрудника. Разница также является базой, с которой исчисляются НДФЛ и страховые взносы.
• Все траты, сопутствующие личному использованию, нельзя учитывать при определении налога на прибыль. Вопрос об объеме возмещения сотрудником решается работодателем. Существующие нормы касаются только бензина, однако в ходе эксплуатации может появиться еще множество трат. Наиболее безопасный вариант – возмещение трудящимся всех возникающих расходов. В данной ситуации не возникнет претензий со стороны налоговых органов.
• При безвозмездной передаче собственности начисляется НДС. Соответствующее правило содержится в письме Минфина от 29 июня 2021 года. Как рассчитывать НДС? Передача имущества на безвозмездной основе признается услугой. Налоги исчисляться будут в стандартном порядке. Однако существует точка зрения, которую поддерживают некоторые суды, о ненужности удержания НДС. Если работодатель выбирает именно такую точку зрения, он должен быть готов отстаивать ее перед налоговой. Если отстоять свою позицию получится, нужно восстанавливать налог по переданной собственности.

Почему рассматривается вариант с использованием служебного авто? Это наиболее простой случай. Работодателю относительно легко определить сопутствующие затраты: бензин, техобслуживание и прочее. Сделать это, к примеру, со служебным ноутбуком значительно сложнее.

Служебные автомобили – престиж или ловушка?

В современной компании служебные автомобили – это не просто «рабочий инструмент». Зачастую они являются не только способом облегчения трудового процесса, но и показателем определенного карьерного статуса. Ведь, с одной стороны, служебный автомобиль обязателен для ряда профессий, таких как водители, торговые агенты, аварийные комиссары и т. д., для которых выполнение трудовой функции без него просто невозможно. А с другой стороны, для топ-менеджеров служебный автомобиль предоставляется зачастую как дополнительный бонус. При этом не секрет, что не всегда служебный автомобиль используется исключительно в рабочих целях. Внутренние политики многих международных компаний, которые работают и на украинском рынке, позволяют использование данных автомобилей и в личных целях сотрудников.

Использование служебных автомобилей условно можно разделить на использование в служебных и в личных целях. Использование служебного автомобиля в рабочих целях означает, что работник эксплуатирует его в рамках и с целью выполнения трудовых обязанностей. Как правило, функции персонала регулируются трудовыми договорами, должностными инструкциями, внутренними политиками компании. Что же касается использования служебного автомобиля в не служебных целях, подразумевается, что сотрудник ездит на служебном автомобиле по личным делам, которые никоим образом не связаны с его трудовыми функциями. К примеру, после завершения рабочего дня, во время отпуска или в период пребывания на больничном. В свою очередь цели использования служебных автомобилей влекут за собой соответствующие правовые и налоговые последствия для персонала и работодателей.

Ответственность сотрудника за перерасход горюче-смазочных материалов

При использовании служебных автомобилей сотрудники не должны превышать установленные нормы расхода горюче-смазочных материалов. Именно для этого приказом Министерства транспорта Украины № 43 от 10.02.98 и утверждены Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Несмотря на это, довольно часто работники допускают превышение лимитов расхода горюче-смазочных материалов при использовании служебных автомобилей. Поэтому необходимо знать, что в случае перерасхода топлива по вине сотрудника (к примеру, человек отклонился от установленного маршрута, превысил допустимый километраж и т. д.) в соответствии с законодательством он всегда будет нести полную материальную ответственность за такой перерасход – т. е. в размере полной стоимости перерасходованного топлива.

При этом стоимость такого перерасхода может быть компенсирована сотрудником как добровольно через кассу предприятия, так и быть взыскана работодателем принудительно, если он отказывается возместить причиненный предприятию ущерб добровольно. Если человек желает компенсировать нанесенные убытки добровольно, он также может вернуть предприятию перерасходованное топливо в натуре.

В противном случае, если сотрудник отказывается возмещать стоимость перерасходованного топлива добровольно, но при этом размер такого перерасхода не превышает среднюю зарплату данного специалиста, то стоимость перерасхода отчисляется из его заработной платы по письменному распоряжению руководителя компании. Однако провести такое отчисление в полном размере за один раз вряд ли удастся, поскольку при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 % зарплаты. Исключение составляют случаи, когда из заработной платы сотрудника взыскиваются алименты, тогда размер отчислений не может превышать 70 %. Если же стоимость перерасходованного топлива превышает среднюю зарплату сотрудника, предприятие не вправе самостоятельно удерживать сумму такого перерасхода из зарплаты. В этом случае работодатель вынужден будет обратиться в суд с иском к работнику о возмещении стоимости перерасходованного топлива. И такое взыскание будет проводиться органами государственной исполнительной службы на основании решения суда.

Ответственность сотрудника за повреждение служебного автомобиля

В ряде случаев трудовое законодательство ориентировано на интересы работника, а не работодателя. В частности, при повреждении служебного автомобиля при выполнении трудовых обязанностей по общему правилу сотрудник несет не полную, а ограниченную материальную ответственность в размере своей средней зарплаты. Это означает, что он обязан возместить стоимость причиненных по его вине повреждений служебного автомобиля, но в любом случае не больше своего среднемесячного заработка.

Наиболее распространенная причина повреждения служебных автомобилей – это дорожно-транспортное происшествие. В таком случае вина сотрудника должна быть подтверждена постановлением суда о признании его виновным в нарушении правил дорожного движения и привлечении его к административной ответственности.

Эксплуатация работником служебного имущества может считаться случаем безвозмездного использования. Поэтому работодателю нужно сформировать и утвердить порядок раздельного учета эксплуатации авто в служебных и личных целях. Начисляемая амортизация не будет учитываться в составе трат при определении налога на прибыль. Однако это касается только той части, которая соответствует времени эксплуатации служебного имущества трудящимся в личных целях.

Стоимость бензина, которая учитывается в расходах фирмы, рассчитывается на основании сведений из путевого листа. Затраты, сопутствующие личному использованию служебного имущества, в документе отражаться не будут.

Стоимость бензина или других сопутствующих трат, появившихся при эксплуатации имущества в личных целях, может быть удержана из зарплаты. Способ удержания – заявление сотрудника. Если траты не будут удержаны, работодателю придется исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ с дохода работника в натуральной форме. Также потребуется исчислить НДФЛ с дохода, который образуется в ходе безвозмездного использования собственности компании. Этот доход в натуральной форме определяется на основании рыночной стоимости аренды объекта за сроки его эксплуатации.

К примеру, сотрудник сутки использовал служебную машину в личных целях. В этом случае налогооблагаемой базой будет являться стоимость суточной аренды этого авто.

Похожие записи:

• Предоставление Земельного Участка Ликвидаторам Чернобыльской Аэс
• ТТН или ТрН — что использовать? Консультация эксперта
• Увеличение уставного капитала ООО в 2023 году: пошаговая инструкция