Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подготовка сопроводительной документации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
ТТН – это обязательный пункт, без которого перемещение товаров запрещено. Документ содержит 2 пункта: подтверждение сделки между продавцом и покупателем; подтверждение о необходимости перечисления денежных средств за услуги. На основании товарно-транспортной накладной происходит списание товара со склада отправителя, и проводится прием на складе получателя.
Что еще может потребоваться
Не всегда все ограничивается основными бумагами. Иногда условия меняются и тогда становится важной другая документация:
- паспорт на ТС, бланки, подтверждающие своевременный техосмотр;
- если за рулем не владелец автомобиля, то лучше захватить договор, на основании которого он занимается доставкой;
- накладная — когда в ТТН есть не вся информация о том, что находится внутри;
- если везут что-то съедобное, то рекомендуется иметь санпаспорт;
- ветпаспорт — если транспортируют живых животных, мясо, субпродукты;
- для легальной перевозки спиртосодержащих изделий потребуют соответствующие лицензии и справки;
- договор, в соответствии с которым произошла фактическая отгрузка;
- подтверждение обязательного страхования владельца ТС;
- сертификат, который подтверждает приемлемое качество изделий;
- если все движется в рефрижераторе, то понадобится информация о том, как поддерживается и отслеживается температура в кузове.
Осталось понять, какие документы нужны на провоз груза. В каждом конкретном случае могут появиться и другие бумаги, которые также необходимо своевременно оформлять и брать с собой в путь. Иногда без них ответственные лица подвергаются штрафу за несоблюдение законов, потому что в изготовлении части видов продукции есть свои особенности. А иногда это заканчивается выяснениями с компетентными органами. Поэтому перед первой транспортировкой стоит проконсультироваться у юристов, что еще может понадобиться, если автомобиль остановят с проверкой.
А теперь предлагаем разобрать часть указанных выше пунктов подробнее, чтобы разобраться, как они должны выглядеть.
Товарно-транспортная накладная
- все поля, по которым имеются данные, нужно заполнить;
- графы, оставшиеся пустыми – прочерки;
- при перемещении в 1 автомобиле грузов для разных адресатов, ТТН заполняются отдельно на каждого.
Требуется подготовить 4 экземпляра ТТН, заверить их печатями и подписями.
- Для отправителя: основание для списания товара со склада;
- При погрузке: в случае порчи или повреждения упаковки, срыва крепления факты отражаются в ТТН за подписью продавца. Остальные бумаги заверяются водителем и отправляются к получателю.
- Получатель проверяет товар, если обнаруживается порча, составляется акт, а в ТТН делается отметка
- Если все прошло удовлетворительно, на ТТН ставятся подписи и печати, 2 экземпляра возвращаются отправителю.
Электронная транспортная накладная
С 1 января 2022 года электронные транспортный накладные наделены таким же статусом, как и документ, оформленный на бумаге.
Транспортная накладная, выданная в электронной форме, также предназначена для подтверждения заключения договора перевозки. Ее форма приведена в приложении № 4 к постановлению правительства от 30.11.2021 № 2116, но формат электронной транспортной накладной должна разработать ФНС.
Чтобы подписать электронную транспортную накладную водитель может использовать простую электронная подпись или усиленную неквалифицированную электронная подпись. Но при последнем варианте документ надо дополнительно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью перевозчика.
Электронную транспортную накладную нужно направлять в государственную информационную систему «Электронный перевозочные документы». Порядок направления электронной транспортной накладной в эту систему разработает и утвердит правительство.
Если компания подключена к системе и перешла на электронный документооборот, бухгалтерии не нужно распечатывать транспортные накладные и хранить их на бумаге.
Документы для получения груза
- Для юридических лиц при получении необходимо предъявить удостоверение личности, а также доверенность компании на получение товара или корреспонденции. Копия доверенности должна быть заверена нотариально. Кроме того, понадобится печать организации-получателя.
- Для индивидуальных предпринимателей при получении в нашей компании потребуется удостоверение личности (паспорт или водительские права), а также свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции (вместо свидетельства можно предоставить печать, если ИП с ней работает). Если получателем выступает доверенное лицо предпринимателя, потребуется нотариально заверенная доверенность на получение груза.
- Физические лица во время получения груза предъявляют только удостоверение личности.
Список сопроводительных документов на груз
- Инвойс (Invoice) – это счет-фактура, в нем указывается стоимость товара. Инвойс также может выступать накладной. Обычно он выписывается продавцом товара покупателю. Разновидностью инвойса является проформа-инвойс (Proforma invoice). В этом счете также содержатся сведения о стоимости товара, но он не является платежным документом и не предполагает оплаты по нему.
- Упаковочный лист или Packing list – это документ, в котором указаны все позиции груза, номера транспортных мест для него, вес каждого такого места, габариты.
- Грузовая авианакладная – этот документ выписывает грузоотправитель. Он подтверждает договор с перевозчиком груза. В авианакладной должны содержаться следующие пункты: данные о грузе, рейсе, дате вылета. В случае возникновения спорных вопросов, связанных с ответственностью перевозчика и грузоотправителя, именно этот документ служит отправной точкой для начисления штрафных санкций.
- Грузовой манифест – это документ, который повышает процесс разгрузки в промежуточных аэропортах. В нем указываются сведения о грузе для каждого конкретного рейса, основанные на данных авианакладной для каждой партии груза. Причем для каждого пункта разгрузки заполняется отдельный грузовой манифест.
- Паспорт безопасности – оформляется при перевозки грузов, причисленных к категории опасных (жидкости, сыпучие вещества, химические вещества и др.). Со списком опасных грузов нужно ознакомиться заранее, перед фактом отправки.
- Экспортная декларация или EX-1 – оформляется, когда груза нужно доставить за пределы России. Документ подтверждает факт экспорта и позволяет избежать внутриевропейского налога на добавленную стоимость (НДС).
Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?
Следует отметить, что при самостоятельной транспортировке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не составляются. А обоснованием понесенных покупателем расходов будут служить оформленные им путевые листы (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123).
Если покупатель заключает договор с посредником, то его действия должны быть следующими:
- Можно оформить ТТН в 4 экземплярах, где покупатель заполняет только транспортный раздел. После этого указанные документы передаются перевозчику для заполнения поставщиком товарного раздела. Заполнив ТТН, поставщик передает 3 экземпляра перевозчику. Приняв груз, покупатель оставляет себе один экземпляр, а остальные 2 вручает перевозчику, на основании которых тот составляет акт.
- Если покупатель составляет ТН, то он должен указать себя в качестве грузополучателя и грузоотправителя. Оформляется такая ТН в 2 экземплярах — один остается у покупателя, другой передается транспортной организации.
Инвойс является важным документом, который оформляется при авиаперевозках. Представляет собой счет-фактуру, которая является основой для перечисления денежных средств, а также может подтверждать происхождение товара.
Инвойс представляет собой документ, который предоставляется продавцом заказчику. Содержит в себе информацию о тех товарах и услугах (количество, цена, цвет, вес и т.д.), по которой они были предоставлены заказчику. Существует также так называемая проформа-инвойс, которая содержит информацию о стоимости товара.
Инвойс должен содержать следующую информацию:
- ✓ наименование и почтовый адрес продавца
- ✓ наименование и почтовый адрес заказчика
- ✓ дата и заказной № заказчика
- ✓ краткое описание товара
- ✓ стоимость товара
- ✓ условия оплаты и доставки
Дополнительные документы на провоз грузов
Количество и наименование бумаг, которые подтвердят законность перемещения партий, зависит от типа продукции, ее специфики. Поэтому перед выездом на маршрут могут понадобиться:
- Документ, подтверждающий отгрузку партии.
- Сопроводительный документ на груз в виде санитарного паспорта — доставка продуктов питания
- ПТС машины.
- Талон ГТО — подтверждение пройденного техосмотра.
- Накладная на товар — при условии, что в ТТН отсутствует полная информация о перемещаемых единицах.
- Полис ОСАГО.
- Сертификаты — для некоторых видов объектов.
- Справка на спиртосодержащую продукцию — транспортировка алкоголя.
- Трудовой контракт для водителя, если он не собственник машины, работает по найму.
Перед выездом на маршрут нужно уточнить, какие документы для перевозки грузов для транспортной компании необходимо подготовить.
Штрафы за нарушения правил перевозки
Минтранс принял очередной закон, который касается автомобильных транспортировок. Согласно законопроекту будут увеличены штрафы за перевозку без соответствующих сопроводительных бумаг. Стоит отметить, что штрафами будут покрывать как самих водителей, так и компанию. Если у водителя будет отсутствовать транспортная накладная, заказ-наряд, грузовая транспортная накладная и наряд, тогда водитель будет вынужден заплатить до 1500 рублей, а что касаемо должностных лиц, то сумма увеличится до 20000 рублей. Транспортные компании же, в свою очередь, заплатят штраф до 250 тысяч рублей.
Перевозка груза без сопроводительных документов может спровоцировать штраф или лишение водительских прав. Именно поэтому очень важно тщательно оформлять все бумаги в каждом из органов, которые отвечают за данную процедуру.
Что указывается в документах?
В документах размещаются следующие сведения:
- описание груза;
- маршрут следования;
- сведения о цене грузоперевозок и стоимости груза.
Намного легче предоставлять документы, чем каждый раз вскрывать груз для его подсчета. По ним выполняется отправка, приемка, в дальнейшем проводится бухгалтерский учет, постановка на баланс и прочие действия. Так какие сопроводительные документы нужны для перевозки груза?
На самом деле нет единого перечня подобных документов. Он будет свой для определенной категории грузов и даже времени его перемещения от одного владельца к другому. Но есть и одинаковые сопроводительные документы на перевозку груза автомобильным транспортом, который входят в базовый комплект. Данный перечень официально утвержден законодательством страны и не может быть нарушен. И это невзирая на век информационных технологий, когда в каждой машине имеется бортовой компьютер.
Если груз перевозится в пределах единой страны, то в базовый перечень необходимых документов входят следующие:
- Транспортная накладная, вместо нее может быть товарно-транспортная, которая выдается в случае перевозки определенных товаров со склада в магазин или из торговой точки к покупателю.
- Путевой лист. Это документ, по которому перевозчику выделяется необходимое количество топлива, также по нему определяется маршрут следования автомобиля.
- Обязательно оформляется договор, который заключается между отправителем или владельцем груза и транспортной компанией.
Основные документы на перевозку грузов
- Товарнотранспортная накладная. Необходима, чтобы вести учет передвижениям товаров. На ее основании товар может быть списан у грузоотправителя и оприходован у грузополучателя. Обычно ее оформляет грузоотправитель. Накладная содержит транспортный и товарный разделы.
- Путевой лист — главный документ, позволяющий вести учета пробега, маршрута и работы водителя. В России действует различные виды путевых листов. Разница между ними заключается в типе транспортного средства.
- Договор между грузоотправителем или получателем и перевозчиком представляет собой основание для перевозки конкретным перевозчиком. Возможно заменить оригинал копией договора, которая заверена одной стороной или доверенностью на перевозку. Выписать ее на водителя должен грузоотправитель или грузополучатель.
Дополнительные документы для перевозки грузов
- Товарная накладная применяется при оформлении отпуска товаров, если их перечень в товарно-транспортной накладной неполон. Документ составляется в 2 экземплярах — для организации, которая реализует товар, и покупателя. Наличие этой накладной позволяет продавцу списать стоимость товара, а покупателю – оприходовать его.
- Сертификаты соответствия или качества, паспорта. Сертификат соответствия удостоверяет соответствие товара требованиям техрегламентов, стандартам и правилам, договорным условиям. Обязательной сертификации подлежат товары, способные причинить вред людям. Инициатором добровольной сертификации может стать заказчик. Паспорт качества обычно оформляется для товаров, не являющихся продовольственными. Он устанавливает фактические характеристики товара.
- Счета-фактуры удостоверяют отгрузку товаров по факту и их цену. Их выставляет продавец покупателю после того, как товар был окончательно принят покупателем. В России документ применяют для налогового учета НДС, так как они служат основанием для вычета покупателем сумм НДС, предъявленных продавцом.
Что еще может потребоваться
Не всегда все ограничивается основными бумагами. Иногда условия меняются и тогда становится важной другая документация:
- паспорт на ТС, бланки, подтверждающие своевременный техосмотр;
- если за рулем не владелец автомобиля, то лучше захватить договор, на основании которого он занимается доставкой;
- накладная – когда в ТТН есть не вся информация о том, что находится внутри;
- если везут что-то съедобное, то рекомендуется иметь санпаспорт;
- ветпаспорт – если транспортируют живых животных, мясо, субпродукты;
- для легальной перевозки спиртосодержащих изделий потребуют соответствующие лицензии и справки;
- договор, в соответствии с которым произошла фактическая отгрузка;
- подтверждение обязательного страхования владельца ТС;
- сертификат, который подтверждает приемлемое качество изделий;
- если все движется в рефрижераторе, то понадобится информация о том, как поддерживается и отслеживается температура в кузове.
Осталось понять, какие документы нужны на провоз груза. В каждом конкретном случае могут появиться и другие бумаги, которые также необходимо своевременно оформлять и брать с собой в путь. Иногда без них ответственные лица подвергаются штрафу за несоблюдение законов, потому что в изготовлении части видов продукции есть свои особенности. А иногда это заканчивается выяснениями с компетентными органами. Поэтому перед первой транспортировкой стоит проконсультироваться у юристов, что еще может понадобиться, если автомобиль остановят с проверкой.
А теперь предлагаем разобрать часть указанных выше пунктов подробнее, чтобы разобраться, как они должны выглядеть.
Какие важные документы нужны для особых случаев грузоперевозок по России
Иногда приходится доставлять необычную продукцию. Тогда необходимо иметь при себе официальные бумаги:
- удостоверение, по которому компании разрешена транспортировка огромных, опасных и других необычных партий;
- свидетельство, из него понятно, что водитель прошел специальную подготовку и может заниматься перевозкой, а также отработал и получил водительский стаж более 3 лет без перерыва деятельности;
- сертификат, который указывает на безопасность продукции и подтверждает свойства тары;
- знак отличия для необычных товаров;
- свидетельство о том, что ТС было подготовлено к выполнению задач;
- маршрут с прописанным сроком разрешения на доставку;
- Ф. И. О., адреса, телефонные номера всех лиц, которые имеют отношение к процессу отправки конкретной партии;
- путевой лист, где прописан номер опасности по всем требованиям ООН.
Если партия обладает слишком большие или необычные габариты, сильно отличается от привычных, то придется и на это получить разрешение. Иначе двигаться по дорогам не выйдет. За получение такой справки предстоит заплатить госпошлину.
Наши услуги по таможенному оформлению
- Классификация отправлений по ТН ВЭД (товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности). Грузу каждого типа мы присваиваем соответствующий номер, который определяет размер таможенных сборов.
- Анализ бумаг, которые необходимы для перевозки. Если документы сопровождающие груз или его перевозку содержат ошибки или в них указана неверная информация, то на таможенном пункте в России могут возникнуть проблемы.
- Оформление таможенной декларации. В личный документ, подтверждающий стоимость груза мы вносим также информацию о перевозке, данные по контейнеру и транспортному средству. При необходимости получаем сертификаты.
- Оплата таможенных сборов. Это наиболее ответственный этап. Мы указываем размер пошлин и дополнительных сборов в документах для отправки груза, а затем оплачиваем их наименее затратным способом.
- Подача документов в таможенную службу.