Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкции по охране труда и безопасному выполнению работ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инструкции по охране труда должны разрабатываться руководителями структурных подразделений и согласовываться со службой охраны труда. Как правило, специалист по охране труда оказывает методическую помощь руководителям в разработке инструкций: он может разработать раздел с общими требованиями для всех работников или для отдельных видов работ общего характера. Также при необходимости привлекаются специалисты из других подразделений, эксплуатирующие производственное оборудование и организующие выполнение отдельных видов работ.
Пересмотр инструкций по охране труда
Инструкции по охране труда необходимо поддерживать в актуальном состоянии. В новом порядке отсутствует конкретный срок пересмотра инструкций.
Чтобы обеспечить соответствие инструкций современным требованиям в области охраны труда, их следует подвергать периодической проверке. При этом определяется необходимость пересмотра инструкций по охране труда и внесения в них изменений.
Инструкции по охране труда для работников должны пересматриваться в следующих случаях:
- при изменении государственных нормативных требований охраны труда;
- при пересмотре правил по охране труда, разработанных внутри организации;
- при изменении условий труда работников;
- при внедрении новой техники и технологии;
- по результатам анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- по предписанию специалиста по охране труда на основании проверки;
- по требованию представителей органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области охраны труда или органов федеральной инспекции труда.
- если структура ИОТ не соответствует требованиям Порядка.
Как согласовать изменения в инструкции с представительным органом работников
Изменения в инструкции по охране труда необходимо согласовать с представительным органом работников при его наличии (ст. 212, 372 ТК). Для этого работодатель в лице руководителя организации направляет проект новой инструкции и обоснование по нему в виде пояснительной записки в профком или другой представительный орган работников, который представляет интересы работников.
Представительный орган работников за пять рабочих дней изучает проект изменений и направляет работодателю мотивированное мнение о нем в письменной форме. В случае если представительный орган не согласен или хочет внести дополнения и поправки, он сообщает об этом работодателю. В течение трех календарных дней работодатель должен провести переговоры с представительным органом и прийти к согласию (ст. 372 ТК). Если стороны не пришли к общему мнению, оформляют протокол разногласий. В этом случае работодатель утверждает инструкцию без согласования.
Рекомендуем в итоге договориться с представительным органом работников, так как он вправе обжаловать протокол разногласий в ГИТ или суде. Когда инспекция труда получает такую жалобу, она обязана провести внеплановую проверку у работодателя в течение месяца. Если инспектор подтвердит нарушения со стороны работодателя, он вынесет предписание об отмене приказа об утверждении инструкции.
На основании чего разрабатывают ИОТ?
В Требованиях 772н исчезла норма о том, что ИОТ разрабатывают на основании типовых инструкций. Тем более, в рамках «регуляторной гильотины» Минтруд отменил действие 178 ТИ с 1 января 2021 года — приказ от 11.08.2020 № 495.
С 1 марта 2022 года работодатель разрабатывает инструкции по охране труда на основании:
- государственных нормативных требований охраны труда (например, отраслевых Правил);
- собственных Правил (стандартов) по охране труда, утвержденных в соответствии с разделом II Требований 772н;
- анализа трудовой функции работников;
- результатов специальной оценки условий труда (СОУТ);
- требований соответствующих профстандартов;
- результатов оценки профессиональных рисков (ОПР) для работ по конкретной должности или профессии;
- анализа результатов расследования несчастных случаев или типичных причин несчастных случаев;
- определения безопасных методов и приемов выполнения работ;
- эксплуатационной и ремонтной документации производителя оборудования, собственной технологической документации (п. 19-20 Требований 772н).
При разработке ИОТ может быть полезен приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 776н об утверждении Примерного положения о СУОТ, с приложениями:
- примерный перечень опасностей и мер по управлению ими;
- примерный перечень работ повышенной опасности.
Сроки хранения иных документов по охране труда
Отдельные инструкции оставляют в архиве всего на год, другие на 5 лет, а есть и те, которые хранят постоянно или до замены новыми. Меньше всего (1 год) остаются в архиве ведомости по выдаче спецодежды, молока и другого подобного питания (п. 428); наряды-допуски на выполнение тяжелых и вредных работ и журналы их выдачи (после закрытия нарядов-допусков), но при производственных травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (п. 415, 416).
Трехлетний период отведен для заключений, докладных записок и переписок об обеспечении рабочих и служащих индивидуальными средствами защиты, питанием (п. 427).
Пять лет нельзя уничтожать:
- сертификаты безопасности (п. 408);
- протоколы обучения по ОТ (п. 422);
- журналы и книги учета профилактических работ, по контролю знаний по ОТ (п. 423 б);
- справки, переписку о мерах по улучшению ОТ (п. 409);
- справки о причинах болезни работников (п. 418);
- договоры добровольного страхования от несчастных случаев на производстве (п. 420) и др.
Как указано в приказе Росархива, 45 лет составляет срок хранения журналов по технике безопасности (п. 423 а), книг, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424), справок и протоколов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях (исключение — при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах хранить постоянно) (п. 425 а).
В перечне есть и двойной срок (50/75), в зависимости от того, когда завершился документооборот. Если до 01.01.2003 — 75 лет, если после — 50. Такой срок указан для:
- протоколов психофизиологических обследований работников (п. 413);
- списков людей, которые работают на тяжелом и опасном производстве (п. 414);
- актов расследования и учета профзаболеваний (п. 419).
Некоторые документы придется сохранять постоянно (по месту утверждения) или до замены новыми (в других организациях):
- перечни работ с вредными, опасными условиями (п. 410, 411);
- порядки, рекомендации об экспертизе профпригодности работников (п. 412);
- гигиенические требования к условиям труда инвалидов (п. 417).
Какое наказание следует за несоблюдение требований
Если руководитель рабочего подразделения не позаботился о наличии инструкции по охране труда, есть риск быть привлечённым к материальной, административной или даже уголовной ответственности.
Фиксация факта отсутствия или наличия инструкции по трудовой охране на рабочем месте входит в полномочия федеральной трудовой инспекции.
Ещё одним требованием является регулярное занесение информации в журнал по учёту правил охраны труда.
Для руководителя предприятия инструкции по трудовой охране представляют внутренний нормативно-правовой акт. В пятом разделе Методических рекомендаций по разработке законодательных документов по охране труда содержатся правила создания инструкции для сотрудников. Документ утверждён Министерством труда РФ в 2002 году.
При разработке инструкции учитываются такие факторы, как служебное положение, род деятельности, тип работы конкретного сотрудника. В качестве примера предоставляется отраслевая или межотраслевая инструкция, правила для соблюдения безопасности, инструкция по ремонту от производителей и поставщиков оборудования, использующегося на предприятии. Учитываются и производственные нормативы. Прописанные требования действуют для работника, занимающего определённую должность.
Для правильного оформления титульного листа в качестве образца используется Приложение № 8 из Методических рекомендаций от Министерства труда РФ.
Конечное решение по утверждению разработанной инструкции остаётся за руководителем подразделения, однако при вынесении вердикта должно учитываться мнение рабочего профсоюза. Согласно данному правилу, руководитель может вносить корректировки в инструкцию по трудовой охране, предложенные работниками.
Перечень документов по охране труда имеющих сроки
- Отчёты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда).
- Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности).
- Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда.
- Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин.
- Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования).
- Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников.
- Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников.
- Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда.
- Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ.
- Журнал учёта выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ.
- Гигиенические требования к условиям труда инвалидов.
- Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций.
- Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний.
- Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
- Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда.
- Протоколы результатов обучения по охране труда.
- Журналы, книги учёта:
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда. - Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
- Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве.
- Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств.
- Переписка по вопросам охраны труда.
Всё. Сами сроки хранения смотрите в Перечне к приказу Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Забота самих сотрудников о правильных действиях в плане собственной безопасности не менее важна. В обязанность каждому из них вменяется изучать правила и служебные инструкции, выполняя конкретный вид работы, обязательно использовать спецодежду, знать о порядке эвакуации, наличии средств пожаротушения и уметь ими пользоваться, как и оказать в случае необходимости первую помощь.
Любой организацией обязана быть разработана и принята политика в такой ответственной области, как безопасность труда. Ее оформляют документально при одобрении должностным лицом, отвечающим за ТБ.
Пересматривается данный документ с периодичностью от двух до трех лет. Зависит это от изменений в структуре и кадровых смен персонала.
Особенности хранения должностных инструкций сотрудников
Исходя из приведенных выше законодательных нормативов, документацию, регламентирующую деятельность компаний, рекомендуется хранить на предприятии, то есть, по месту ее формирования. При этом управленец может самостоятельно определять место хранения, исходя из удобства и интересов фирмы.
Помимо самого предприятия, хранением документов могут заниматься обособленные компании и архивы, оказывающие подобные услуги. Чтобы утвердить конкретное место для хранения документации управленцу уместно издать распоряжение. Если такого приказа нет, то чаще всего нормативы хранятся в компании.
Важно отметить, что строгих норм относительно регистрации должностных инструкций нет. Все этапы от создания до ликвидации бумаг определяются компанией на локальном уровне. Инструкции уместно хранить одним из следующих вариантов:
- в качестве обособленного норматива, отдельно от остальной документации;
- как неотъемлемую часть индивидуального трудового соглашения.
Варианты хранения документации
Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.
Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.
С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.
Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.
Данный документ доступно хранить:
- как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
- в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.
При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.
Срок хранения должностных инструкций работников по технике безопасности.
3 года после замены новыми
P.S. При возникновении дополнительных вопросов Вы пожалуйста обращайтесь в личные сообщения
Хранение должностных инструкций
Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.
В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст.
35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.
Срок хранения должностных инструкций работников по технике безопасности
Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.
В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).
Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.
А теперь о сроках хранения:
-Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.
-Журнал регистрации инструктажных мероприятий;
т.
Варианты хранения документации
Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.
Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.
С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.
Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.
Данный документ доступно хранить:
- как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
- в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.
При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.
Сроки хранения должностных инструкций сотрудников
Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций?
На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Более детальные вопросы регулируют другие нормативные правовые акты. Например, для определения сроков хранения различных документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения типовых управленческих документов.
На сегодняшний день для определения сроков хранения определенного вида документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.
Согласно этому перечню, типовые должностные инструкции, а также иные положения о правах и обязанностях должностных лиц должны храниться постоянно по месту разработки или утверждения. Если типовая должностная инструкция разработана и утверждена другой организацией, то срок хранения старой инструкции по месту использования — 3 года после замены ее новой.
Что касается индивидуальных должностных инструкций работников, то их срок хранения составляет 75 лет.
Кто обязан разрабатывать инструкции по охране труда
Разработка ИОТ осуществляется на основании приказов или письменных распоряжений руководителя организации, в которых определяются исполнители и сроки выполнения работ. Подготовку проекта такого приказа (распоряжения) возлагают, как правило, на инженера по ОТ
Согласно Постановлению № 176 непосредственная разработка ИОТ и подготовка их к подписанию руководителем организации должна осуществляться руководителями структурных подразделений (не инженерами по охране труда, как думают многие) с участием профсоюзов (или уполномоченных лиц по охране труда работников организации (далее — уполномоченное лицо) – для тех организаций, в которых профсоюзы не созданы).
А какова же функция инженера по охране труда на этапе разработки ИОТ?
Их несколько, инженер по охране труда:
- составляет перечень ИОТ (основываясь на котором руководители подразделений начинают разработку ИОТ);
- оказывает методическую помощь разработчикам инструкций (по их просьбе представляет им тексты типовых ИОТ, утвержденных Минтруд и соцзащиты, и(или) тексты нормативных правовых, технических нормативных правовых актов по теме разрабатываемой инструкции);
- а также согласовывает разработанные инструкции (совместно с профсоюзным работником или уполномоченным лицом).
Хранение инструкций по охране труда
Обычно работодатель утверждает не один экземпляр правил охраны труда, а целый тираж — от двух-трех штук до нескольких десятков экземпляров (в зависимости от размера организации и количества сотрудников). Все они регистрируются в специальном учетном журнале, форма которого также закреплена «Рекомендациями» (приложение №2). Один экземпляр отправляется на хранение в Службу охраны труда, а другие выдаются руководителям структурных подразделений организации или другим должностным лицам, при этом факт выдачи также необходимо зафиксировать в журнале, но уже в другом (форма в приложении №3 к «Рекомендациям»). Если утвержденный экземпляр всего один, можно выдать сотрудникам копии.
Не стоит недооценивать важность Инструкции по охране труда: они всегда должны быть в «быстром доступе» у работодателя, поскольку предъявляются инспектору ГИТ при проверке наряду с другими обязательными документами — материалами по аттестации рабочих мест, журналами регистрации вводных, первичных, повторных и внеплановых инструктажей, журналом учета проверок юридических лиц и ИП.
Кто разрабатывает инструкции по охране труда
Обязательно издается приказ.
Руководитель обязан обеспечить разработку инструкции по охране труда, это требование законодательства.
Разработку инструкции по ОТ и ТБ осуществляют:
- Один из руководителей данного предприятия, при этом консультацию проводят те же самые службы ОТ;
- Организация, обладающая правом разработки данной инструкции.
Роль специалиста по охране труда заключается в выдаче методических рекомендаций и консультаций в данной области.
Обязательно следует при рассмотрении проекта инструкции учитывать мнение первичной профсоюзной организации. Работодателю важно закрепить в функциональных обязанностях руководителей разработку инструкций по ОТ, во избежание спорных вопросов.
Последовательность разработки:
- Издается Приказ или иной распорядительный документ, в котором назначается лицо, ответственное за разработку, устанавливаются сроки окончания работ. Обязательно нужно назначить за кем устанавливается общий контроль за исполнением Приказа;
- В процессе выполнения работ специалист по охране труда проводит консультации и выдает методики составления инструкций, а также информирует о новых уточнениях и изменениях в Правилах и иных регламентирующих документах;
- После подготовки проекта инструкции следует согласование с задействованными в техпроцессе службами, например, энергетика или механика, представителями профсоюзного комитета, со специалистом по ОТ и руководителем объекта;
- Далее согласованный проект утверждается руководителем предприятия и вводиться в действие Приказом того же руководителя.